Zaakgericht werken: koude en warme digitale dossiers : een vergelijkend onderzoek naar gemeentelijke documentmanagement- en workflow-oplossingen

EEN VERGELIJKEND ONDERZOEK NAARGEMEENTELIJKE DMS EN WORKFLOW-OPLOSSINGENDigitale documenten en processen vormen tegenwoordigeen belangrijk onderdeel van allerlei organisaties,waaronder gemeenten. Dit boek is het resultaat vaneen onderzoek naar functionaliteiten en applicatiester ondersteuning van digitaal documentbeheeren digitale processen, bij onder meer gemeenten.Hierbij spelen zaaksystemen en applicaties rondomenterprise content management, recordmanagement endocumentmanagement een centrale rol. Er zijn vele zeerverschillende documentmanagementsystemen (DMS)op de markt. In het onderhavige onderzoek zijn in eenlaboratoriumopstelling zeven van deze pakketten handsongeëvalueerd aan de hand van een evaluatieraamwerk.De pakketten zijn aan de hand van dit raamwerk metelkaar vergeleken. Het uitgangspunt van dit boek is echterniet het geven van een beschrijving van de verschillendepakketten. Het gaat juist om het beschrijven van dediverse technische én functionele facetten die vanbelang zijn bij de inrichting en het beheer van digitaledocumenten en processen, alsook de procesmatige enorganisatorische implicaties van bijvoorbeeld de invoeringvan een gemeentebreed DMS of zaaksysteem. Defunctionaliteit is pakketonafhankelijk beschreven vanuit de(gemeentelijke) processen waarin het DMS een rol speelt.Dit boek is bestemd voor managers, DIV'ers eni-adviseurs. Tevens kan het dienen als naslagwerk vooranderen die geïnteresseerd zijn in zaaksystemen endigitaal documentbeheer, zoals e-business/e-governmentarchitecten en projectleiders, managers front- enmidoffi ce, chief information/technology offi cers, encoördinatoren I&A/O&I/informatiemanagement en hoofdenICT/automatisering.Onderzoek en boek zijn tot stand gekomen onder leiding vanprof. dr. ir. Wouter J. Keller, deeltijd hoogleraar Informatica aan deVrije Universiteit en directeur van adviesbureau M&I/Argitek. Drs. FrankJ. Kuiper is en ir. Auke Damstra was adviseur bij M&I/Argitek. Ing. DirkKoster is managing director bij Dino4 en associate bij M&I/Partners.Als bijlage is een bijdrage van drs. Timo ten Cate/GovUnited opgenomen.De gemeenten Breda, De gemeenten Breda, Den Haag, Maastricht enUtrecht hebben als begeleidingsgroep opgetreden, onder voorzitterschapvan EGEM. Naar aanleiding van het onderzoek is in december 2007 enmei 2008 een seminar gehouden onder de titel 'Digitale Documenten enProcessen: van Koude naar Warme Dossiers'.