Bürokommunikation Von der Planung bis zur Erfolgskontrolle

1 Einführung in die Informationstechnik und Informationstechnologie.- 1.1 Allgemeines.- 1.2 Planung und Durchführung eines Bürokommunikationsprojekts.- 1.3 Anforderungen an ein modernes Bürokommunikationssystem.- 1.3.1 Allgemeines.- 1.3.2 Einzelfunktionen eines Bürokommunikationssystems.- 1.3.2.1 Elektronische Post.- 1.3.2.2 Textbe- und -verarbeitung.- 1.3.2.3 Ablage (Dokumentenverwaltung).- 1.3.2.4 Tabellenkalkulation.- 1.3.2.5 Bürografik.- 1.3.2.6 Terminmanagement/Ressourcenplanung.- 1.3.2.7 Druckservice.- 1.3.2.8 Sprachein- und -ausgabe.- 1.3.2.9 Desktop Publishing.- 1.3.2.10 Datenbanken.- 1.3.2.11 Entwicklungswerkzeuge.- 1.3.2.12 Benutzeroberfläche.- 1.3.2.13 Kommunikation extern.- 2 Projektorganisation.- 2.1 Vorbereitungsmaßnahmen.- 2.2 Projektleitung.- 2.3 Personalstrategie/Personalplanung für das Projektteam.- 2.3.1 Arbeitsbereich/Sachgebiet „Information und Kommunikation“.- 2.3.1.1 Fachbereichsleiter für Information und Kommunikation.- 2.3.1.2 Betreuungs-, Schulungs- und Systemservice sowie Anwendungsentwicklung.- 2.3.1.2.1 Aufgaben Betreuungsservice.- 2.3.1.2.2 Aufgaben Schulungsservice.- 2.3.1.2.3 Aufgaben Systemservice.- 2.3.1.2.4 Aufgaben Anwendungsentwicklung.- 2.3.2 Ansprechpartner in den Fachabteilungen.- 2.3.2.1 Allgemeines.- 2.3.2.2 Kenntnisstand.- 2.3.2.3 Aufgabenschwerpunkte.- 2.3.2.3.1 Festlegung der DV-Ausstattung in der Fachabteilung.- 2.3.2.3.2 Installationsplanung.- 2.3.2.3.3 Beratung in der Fachabteilung und Zusammenarbeit mit dem Betreuungs- und Schulungsservice.- 2.3.2.3.4 Erarbeitung von Forderungskatalogen.- 2.3.2.3.5 Vertretung der Fachabteilung.- 2.3.2.3.6 Verwaltung des Verbrauchsmaterials.- 2.3.3 Arbeitsgruppen.- 2.3.3.1 Allgemeines.- 2.3.3.2 Beispiele für die Einteilung von Arbeitsgruppen.- 2.3.3.2.1 Arbeitsgruppe Installation, Organisation und Schulung.- 2.3.3.2.2. Arbeitsgruppe Anwendungsentwicklung, Systembetrieb.- 3 IST-Analyse.- 3.1 Allgemeines.- 3.2 Aufbereitung der Untersuchungsergebnisse.- 3.2.1 Allgemeines.- 3.2.2 Fragebogen Zeit-/Aufwandsschätzung.- 3.2.3 Fragebogen zu den einzelnen Aufgaben und Arbeitsplatzinhalten.- 3.2.4 Fragebogen Kommunikationsanalyse.- 3.2.4.1 Allgemeines.- 3.2.4.2 Fragebogen (Beispiel).- 4 Sollkonzeption.- 4.1 Allgemeines.- 4.2 Anwendungs- und Aufgabenbereiche der Informations- und Kommunikationstechnik.- 4.2.1 Zusammenfassung der wesentlichen Fakten in den untersuchten Aufgabenbereichen am Beispiel der Textverarbeitung.- 4.2.2 Aufgabenerledigung der Arbeitsbereiche unter einer Bediener- und Benutzeroberfläche.- 4.3 Organisationsstruktur, Personalausstattung und Qualifikationsgrad des Personals.- 4.4 Hardware- und Softwareausstattung.- 4.4.1 Rechnerkonzept/Rechnerstrategie.- 4.4.1.1 —.- 4.4.1.5 Auswahl zwischen unterschiedlichen Konzepten.- 4.4.2 Hardware- und Systemsoftware, Hardware- und Softwareergonomie, Systembetrieb.- 4.4.3 Auswahl von Datenbanksystemen.- 4.5 Netzwerkkonzeption.- 4.6 Schulung und Betreuung.- 4.7 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.- 5 Ausschreibung.- 5.1 Allgemeines.- 5.2 Anschreiben an die Firmen.- 5.2.1 Anlagen/Beilagen zum Anschreiben.- 5.2.1.1 Rückantwort der Firma (Beispiel).- 5.2.1.2 Ausschlußkriterien (K. o.-Kriterien).- 5.2.1.3 Pflichtenheft und funktionsbezogene Einzelanforderungen.- 5.2.1.3.1 Pflichtenheft (Allgemeines).- 5.2.1.3.2 Inhalt des Pflichtenhefts.- 5.2.1.3.2.1 Auftraggeberangaben.- 5.2.1.3.2.2 Herstellerspezifische Angaben.- 5.2.1.3.3 Funktionsbezogene Einzelanforderungen.- 5.2.1.3.3.1 Auswertung des Katalogs der funktionsbezogenen Einzelanforderungen (Kriterienkatalog).- 5.2.1.3.3.2 Beispiel für einen Katalog der funktionsbezogenen Einzelkriterien eines Bürokommunikationssystems.- 5.2.1.3.3.3 Katalog der funktionsbezogenen Einzelanforderungen am Beispiel der Textbe- und -verarbeitung für den Bereich der Formatgestaltung.- 5.2.1.4 Modellkonfiguration.- 5.3 Ablauf der Angebotsbewertung.- 5.3.1 Bildung eines Bewertungsteams.- 5.3.2 Erste Auswertungsstufe.- 5.3.2.1 Formale Prüfung der Angebote.- 5.3.2.2 Aussonderung der Angebote.- 5.3.3 Zweite Auswertungsstufe.- 5.3.3.1 Informationsbesuche bei den in die engere Auswahl einbezogenen Firmen.- 5.3.3.1.1 Vorbereitung und Ablauf der Informationsbesuche.- 5.3.3.1.2 Checklisten, Formulare/Vordrucke für die Auswertung der Informationsbesuche.- 5.3.3.1.3. Testfallbeschreibung.- 5.3.3.1.4 Testfallbericht.- 5.3.3.1.5 Checkliste Informationsbesuch.- 5.3.4 Bewertungssystematik.- 5.3.4.1 Methodik zur Gewichtung der Kriterien.- 5.3.4.2 Beispiel für die Ermittlung des Gesamtergebnisses.- 5.3.4.3 Schwäche- bzw. Forderungskatalog.- 5.3.5 Preisermittlung der einzelnen Angebote.- 5.3.6 Rangfolge der Angebote.- 5.3.7 Zuschlagserteilung/Vertragsabschluß.- 5.3.7.1 Allgemeines.- 5.3.7.2 Auflistung der Leistungen und Pflichten des Auftragnehmers nach BVB-Kauf.- 6 Schulung.- 6.1 Allgemeines.- 6.2. Methodik der Schulung.- 6.2.1 Zusammenfassung der Schulungsgrundsätze.- 6.2.2 Unterrichtsmethoden und Medieneinsatz bei den Schulungen.- 6.3 Schulungsplan.- 6.3.1 Einführungskurs.- 6.3.2 Grundkurs I.- 6.3.3 Grundkurs II.- 6.3.4. PC-Schulungen.- 6.3.5 Weitere Kursangebote.- 6.3.6 Zusammenfassung der Schulungskurse.- 6.4 Wichtige Grundsätze bei der Planung und Durchführung von Schulungen.- 6.4.1 Schulungsteilnehmer.- 6.4.2 Schulungsort.- 6.4.3 Einladungsschreiben.- 6.4.4 Zeitplan der Schulungen.- 6.4.5 Schulungsinhalte.- 6.4.6 Schulungsdauer.- 6.4.7 Schulung der Führungskräfte.- 6.4.8 Installation der Bildschirme.- 6.4.9 Betreuung während und nach den Schulungen.- 6.4.10 Fortentwicklung des Schulungskonzepts/Schulungsbeurteilung.- 6.4.10.1 Formular Schulungsbeurteilung.- 6.4.11 Zusammenfassung des Schulungsablaufs.- 6.4.11.1 Checkliste über den Schulungsablauf.- 7 Verkabelung von Gebäuden (Lokale Netzwerke/Inhouse-Netze).- 7.1 Allgemeines.- 7.1.1 DV-Netze.- 7.1.2 Telefonnebenstellenanlagen.- 7.1.3 Lokale Netzwerke.- 7.1.4 Inhouse-Netze.- 7.2 Auswahl eines lokalen Netzwerks.- 7.2.1 Netzwerktopologie (Netzstrukturen).- 7.2.1.1 Baumstruktur/Busstruktur.- 7.2.1.2 Ringstruktur.- 7.2.1.3 Sternstruktur.- 7.2.2 Transport- bzw. Übertragungsmedien.- 7.3 Wichtige Einflüsse und Entscheidungskriterien bei der Planung eines Inhouse-Netzes.- 8 Ergonomie.- 8.1 Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung.- 8.1.1 Arbeitsplatz.- 8.1.1.1 Bildschirm.- 8.1.1.1.1 Darstellung der Zeichen.- 8.1.1.1.2 Flimmerfreiheit.- 8.1.1.1.3 Kontrast.- 8.1.1.1.4 Verstellbarkeit des Bildschirms.- 8.1.1.2 Tastatur.- 8.1.1.3 Büromöbel.- 8.1.1.3.1 Bildschirmarbeitstische.- 8.1.1.3.2 Arbeitsstuhl.- 8.1.1.3.3 Fußstützen.- 8.1.1.3.4 Beleghalter.- 8.1.1.3.5 Ablagemöbel und Schränke.- 8.1.2 Arbeitsraum.- 8.1.2.1 Beleuchtung.- 8.1.2.2 Wände, Decken.- 8.1.2.3 Fußbodenbeläge.- 8.1.2.4 Vorhänge, Jalousetten.- 8.1.2.5 Raumklima.- 8.1.2.6 Lärm.- 8.1.3 Checkliste für die Überprüfung der Bildschirmarbeitsplätze.- 8.2 Bildschirmarbeitsplätze auf dem Prüfstand der Gewerbeaufsicht.- 8.2.1 Sehbedingungen.- 8.2.2 Sitzhaltung.- 8.2.3 Gesundheitsvorsorge.- 8.2.4 Unterweisung.- 8.2.5 Kennzeichnung.- 8.2.6 Gesamtbewertung.- 8.2.7 Schlußbetrachtung.- 8.3 Fachliteratur, wichtige Verordnungen, Vorschriften, Richtlinien und Normen zur Arbeitsplatzgestaltung und Büroeinrichtung.- 8.3.1 Fachliteratur.- 8.3.2 Rechtsvorschriften, Verordnungen.- 8.3.3 Richtlinien.- 8.3.3.1 Berufsgenossenschaftliche Richtlinien.- 8.3.3.2 Sonstige Richtlinien.- 8.3.4 Normen des Deutschen Instituts für Normung (DIN-Normen).- 8.3.5 Bezugsquellen.- 8.3.6 Weitere Informationen.- 9 Wichtige organisatorische Maßnahmen für die Einführung und Fortentwicklung eines Bürokommunikationssystems.- 9.1 Allgemeines.- 9.2 Ausarbeitung eines Installationsplans.- 9.3 Planung und Bau eines Rechenzentrums sowie Schulungsraums.- 9.3.1 Rechenzentrum (Allgemeines).- 9.3.1.1 Peripheriegeräte.- 9.3.1.2 Zentrale Rechneranlage/Zentraleinheit.- 9.3.1.3 Raumgestaltung.- 9.3.1.4 Brandschutz.- 9.3.1.5 Klimatisierung.- 9.3.1.6 Sicherung des Rechenzentrums.- 9.3.1.7 Standortwahl.- 9.3.1.8 Stromversorgung.- 9.3.1.9 Verkabelung.- 9.3.1.10 Sicherheitsberatung.- 9.3.1.10.1 Beratung durch die Polizei.- 9.3.1.10.2 Beratung durch Verbände.- 9.3.1.10.3 Sonstige Beratung.- 9.3.1.11 Geräte ausstattungsverzeichnis und Checkliste Rechenzentrum.- 9.3.2 Schulungsraum.- 9.3.2.1 Schulungsraum (Allgemeines).- 9.3.2.2 Geräteausstattungsverzeichnis und Checkliste Schulungsraum.- 9.4 Ausstattung und Einrichtung von Bildschirmarbeitsplätzen.- 9.4.1 Allgemeines.- 9.4.2 Verzeichnis über die Ausstattung und Einrichtung eines Bildschirmarbeitsplatzes.- 9.5 Installation und Wartung der Geräte.- 9.5.1 Installation der Geräte.- 9.5.1.1 Allgemeines.- 9.5.1.2 Erklärung der Betriebsbereitschaft.- 9.5.2 Wartung der Geräte.- 9.5.2.1 Allgemeines.- 9.5.2.2 Auflistung der Leistungen und Pflichten des Auftragnehmers nach BVB-Wartung.- 9.6 Ausarbeitung von Handbüchern und Formularen/Vordrucken.- 9.7 Betreuung der Benutzer und Benutzertreffen.- 9.7.1 Betreuung der Benutzer.- 9.7.1.1 Formular Benutzerbetreuung.- 9.7.2 Benutzertreffen,.- 9.7.2.1 Formular Benutzertreffen.- 9.8 Betreuung des Systembetriebs und des Netzwerks.- 9.8.1 Betreuung des Systembetriebs.- 9.8.2 Betreuung des Netzwerks.- 10 Nutzung von Informationsdiensten (externe On-Line-Datenbanken).- 10.1 Allgemeines.- 10.2 Auswahlverfahren.- 10.3 Kosten.- 10.4 Informationsmakler.- 10.5 Weitere Informationen.- 11 Personal Computer — Einbindung in ein Bürokommunikationssystem.- 11.1 Allgemeines.- 11.2 Typische Einsatzgebiete für Personal Computer.- 11.3 Klassifizierung der Personal Computer.- 11.4 Betriebssysteme.- 11.4.1 MS-DOS.- 11.4.2 MS-OS/2.- 11.4.3 UNIX.- 11.5 Einbindung von Personal Computern in ein integriertes Bürokommunikationssystem.- 11.6 Aufgabenschwerpunkte für den PC-Einsatz in einem integrierten Bürokommunikationssystem.- 11.7 PC-Konfiguration in einem integrierten Bürokommunikationssystem.- 11.8 Checkliste/Bestandsverzeichnis für den Einsatz eines Personal Computers.- 12 Anwendungsentwicklung und Datenbanken.- 12.1 Anwendungsentwicklung.- 12.1.1 Allgemeines.- 12.1.2 Aufgaben einer zentralen Stelle für Anwendungsentwicklung.- 12.1.3 Organisatorische Maßnahmen.- 12.1.3.1 Phasenmodell.- 12.1.3.2 Programmier-, Test- und Dokumentationsrichtlinien.- 12.1.4 Vergabe der Anwendungsentwicklung an Dritte.- 12.1.5 Erstellung eines Pflichtenheftes für die Software.- 12.1.5.1 Allgemeines.- 12.1.5.2 Kundenprofil.- 12.1.5.3 Beschreibung der Arbeitsinhalte und -abläufe, Schwachstellen.- 12.1.5.4 Ziele der Anwendungsentwicklung.- 12.1.5.5 System- und Verfahrensanforderungen.- 12.1.5.6 Mengengerüste und Kenngrößen.- 12.1.5.7 Anforderungen an die DV-Anwendung.- 12.1.5.8 Angebots- und Vertragsbedingungen.- 12.2 Auswahl der Programmiersprachen.- 12.2.1 ADA.- 12.2.2 APL.- 12.2.3 ASSEMBLER.- 12.2.4 BASIC.- 12.2.5 Programmiersprache C.- 12.2.6 COBOL.- 12.2.7 FORTRAN.- 12.2.8 PASCAL.- 12.2.9 PL/1.- 12.2.10 Schlußbetrachtung.- 12.3 Sprachen der vierten Generation.- 12.4 Datenbanken.- 12.4.1 Allgemeines.- 12.4.2 Vorteile von Datenbank-Systemen.- 12.4.3 Datenbank-Systeme.- 12.4.4 Datenbank-Sprachen.- 12.4.5 Auswahl eines Datenbank-Systems.- 12.5 Datenbanken für Personal Computer.- 13 Datenschutz und Datensicherheit.- 13.1 Datenschutz.- 13.1.1 Rechtsgrundlagen.- 13.1.2. Realisierung des Datenschutzes.- 13.1.2.1 Zugangskontrolle.- 13.1.2.2 Abgangskontrolle.- 13.1.2.3 Speicherkontrolle.- 13.1.2.4 Benutzerkontrolle.- 13.1.2.5 Zugriffskontrolle.- 13.1.2.6 Übermittlungskontrolle.- 13.1.2.7 Eingabekontrolle.- 13.1.2.8 Auftragskontrolle.- 13.1.2.9 Transportkontrolle.- 13.1.2.10 Organisationskontrolle.- 13.1.2.11 Verzeichnis der Datenträger.- 13.1.2.12 Verzeichnis der ausgegebenen Codekarten und Schlüssel.- 13.1.2.13 Verzeichnis der PC-Verantwortlichen für Hard- und Software.- 13.1.2.14 Verzeichnis der berechtigten Empfänger von personenbezogenen Daten.- 13.1.2.15 Versandverzeichnis von personenbezogenen Daten.- 13.1.3 Bestellung eines Datenschutzbeauftragten.- 13.1.4 Datenschutz beim Einsatz von Personal Computern.- 13.2. Datensicherheit.- 14 Zusammenarbeit zwischen der Geschäftsleitung/Dienststelle und dem Betriebs-/Personalrat.- 14.1 Allgemeines.- 14.2 Beteiligung.- 14.2.1 Formen der Beteiligung des Betriebs-/Personalrats und der Mitarbeiter.- 14.2.1.1 Betriebs-/Personalrat.- 14.2.1.2 Mitarbeiter.- 14.3 Abschluß einer Betriebs-/Dienstvereinbarung.- 14.3.1 Allgemeines.- 14.3.2 Inhalt einer Betriebs-/Dienstvereinbarung.- 15 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.- 15.1 Allgemeines.- 15.2 Einmalige Kosten.- 15.3 Laufende Kosten.- 15.4 Bewertung des wirtschaftlichen Vorteils.- 15.5 Qualitativer Nutzen.- 15.6 Organisatorische Maßnahmen.- 15.7 Rationalisierungseffekte.- 16 Erfolgskontrolle.- 16.1 Allgemeines.- 16.2 Vordruck Erfolgskontrolle der Arbeitsabläufe.- ? Abkürzungsverzeichnis und Erläuterungen von EDV-Begriffen.- ? Literaturverzeichnis.