Sekretärinnen Handbuch

I. Das Berufsbild der Sekretärin.- 1. Die Vielschichtigkeit des Sekretärinnenberufs.- 1. 1. Wege zum Sekretärinnenberuf.- 1. 2. Die Persönlichkeit der Sekretärin.- 1. 3. Sekretärin und Chef.- 1. 4. Arbeitsbedingungen im Sekretariat.- 1. 5. Aufgaben und Kompetenzen der Sekretärin im Rahmen eines kooperativen Führungsstils.- 1. 6. Qualifikation der Sekretärin.- 1. 7. Voraussetzungen für optimale Chefentlastung.- 1. 8. Die Zukunft des Sekretärinnenberufs.- 2. Die Sekretärin als Führungsgehilfin des Chefs.- 2. 1. Bei der Information der Mitarbeiter.- 2. 2. Bei der Kontrolle des Chefs über seine Mitarbeiter.- 2. 3. Vorbereitung und Auswertung von Mitarbeiterbesprechungen.- 2. 4. Terminfestlegung für Mitarbeiterbesprechungen.- 3. Sekretärinnenverbände in der Bundesrepublik Deutschland.- 3. 1. Bund Deutscher Sekretärinnen e. V. (BDS).- 3. 2. Deutscher Sekretärinnenverband e. V. (DSV).- II. Sekretärinnen in verschiedenen Branchen.- 1. Die Anwalts- und Notariatssekretärin.- 2. Sekretärin in einem Architekturbüro.- 3. Die Arztsekretärin.- 4. Sekretärin beim Bauaufsichtsamt.- 5. Sekretärin in einer Brauerei.- 6. Sekretärin eines Controllers.- 7. Sekretärin im Detektivbüro.- 8. Sekretärin am Flughafen.- 9. Protokollarin bei Gericht.- 10. Die Hotelsekretärin.- 11. Die Kliniksekretärin.- 12. Die Kommunikations-Sekretärin.- 13. Sekretärin bei der Kriminalpolizei.- 14. Die Sekretärin in einer Personalabteilung.- 15. Sekretärin beim Pfarramt.- 16. Sekretärin beim Rundfunk.- 17. Die Sekretärin im Sanatorium.- 18. Die Schulsekretärin.- 19. Die Vereins- oder Verbandssekretärin.- 20. Sekretärin in einer Werbeagentur.- 21. Sekretärin beim Wetteramt.- III. Psychologie im Sekretariat.- 1 Menschenkenntnis/Menschenkunde.- 1. 1. Das Sekretariat im Wandel der Zeit.- 1. 2. Menschenkenntnis.- 1. 3. Das Elend unserer Menschenkenntnis.- 1. 4. Hilfsmittel gegen Fehlurteile.- 1. 5. Selbsterkenntnis.- 2. Erfolgreiche Gesprächsführung.- 2. 1. Praktische Menschenkenntnis.- 2. 2. Kommunikation.- 2. 3. Motivation.- 2. 4. Entscheidungsfindung und Problemlösung.- 2. 5. Teamwork und Kooperation.- 2. 6. Spannungen und Konflikte.- 3. Motivation von Mitarbeitern.- 3. 1. Veränderung der Aufgabenstellung im Chefsekretariat.- 3. 2. Die Einwirkungen auf die Führungsfunktion des Vorgesetzten.- 3. 3. Die 10 Gebote guter Kommunikation.- 3. 4. Zusammenfassung.- 4. Grundbegriffe der Transaktionsanalyse.- 4. 1. Verhaltensbeispiel.- 4. 2. Transaktionsanalyse nach Eric Berne.- 4. 3. Psychologische Spiele.- 4. 4. Drei Ich-Zustände.- 4. 5. Das Eltern-Ich.- 4. 6. Das Kindheits-Ich.- 4. 7. Das Erwachsenen-Ich.- 4. 8. Wenn Schüchternheit im „Skript“ steht.- 4. 9. Verhaltens-Training.- 5. Verhaltensstörungen vermeiden helfen.- 5. 1. Verhaltensstörungen und Normen.- 5. 2. Problematik der Klassifikation.- 5. 3. Verhaltensstörungen im Betrieb.- 5. 4. Ursachen von Verhaltensstörungen.- 5. 5. Prävention von Verhaltensstörungen.- 5. 6. Therapiemaßnahmen.- 6. Leistungsfähiger durch Autogenes Training.- 6. 1. Ziele des Autogenen Trainings.- 6. 2. Die häufigsten Fehler.- 6. 3. Formelhafte Vorsatzbildung.- 6. 4. Die Übungshaltungen.- 6. 5. Indikation und Kontraindikation.- 6. 6. Oberstufe des Autogenen Trainings.- 6. 7. Trainingshilfen.- IV. Schreibtechnik.- 1. Kurzschrift.- 1. 1. Geschichte der Kurzschrift.- 1. 2. Die heutige Bedeutung der Kurzschrift.- 1. 3. Verkehrsschrift, Eilschrift, Redeschrift.- 2. Maschinenschreiben.- 2. 1. Geschichte und Tendenzen.- 2. 2. Anordnung und Anwendung der Schreibmaschinentastatur.- 2. 3. Der Umgang mit der Schreibmaschinentastatur.- 2. 4. Ausbildungsmöglichkeiten für Kurzschrift und Maschinenschreiben.- 2. 5. Unterricht für Autodidakten.- 3. Textgestaltung.- 3. 1. Einführung.- 3. 2. Die Schriften der Schreibmaschine.- 3. 3. Die Formatierung der Schreibmaschine.- 3. 4. Gliederung von Texten.- 3. 5. Hervorhebungen.- 3. 6. Der Geschäftsbrief A4.- V. Textformulierung.- 1. Die sprachliche Seite der Sekretariatsarbeit.- 2. Sprache als Mittel der Kommunikation.- 2. 1. Wortlehre.- 2. 2. Die wichtigsten Rechtschreibregeln.- 2. 3. Satzlehre.- 2. 4. Satzzeichenlehre.- 2. 5. Stilistik.- 3. Die Gestaltung von Geschäftsbriefen.- 3. 1. Die Anschrift.- 3. 2. Das Datum.- 3. 3. Der Betreff.- 3. 4. Die Anrede.- 3. 5. Die Briefeinleitung.- 3. 6. Der Briefschluß.- 3. 7. Verständlichkeit — oberstes Gebot.- 3. 8. Papierdeutsch oder Natürlichkeit?.- 3. 9. Der Ton macht die Musik.- 3.10. Briefe verbessern — Briefe nach Stichworten formulieren.- 4. Briefe zu besonderen Anlässen.- 4. 1. Glückwunschbriefe.- 4. 2. Beleidsbriefe.- 4. 3. Korrespondenz mit Bewerbern.- 4. 4. Zeugnisse.- 5. Telefon- und Aktennotizen.- 5. 1. Telefonnotiz.- 5. 2. Telefonliste.- 5. 3. Aktennotiz.- VI. Protokollführung.- 1. Was ist ein Protokoll?.- 1. 1. Aufgabe und Zweck des Protokolls.- 1. 2. Voraussetzungen und Grundregeln.- 2. Die Protokollarten.- 2. 1. Das wörtliche Protokoll.- 2. 2. Das ausführliche Verhandlungsprotokoll.- 2. 3. Das Kurzprotokoll.- 2. 4. Das Beschlußprotokoll.- 2. 5. Das Gedächtnisprotokoll.- 2. 6. Das Stichwortprotokoll.- 2. 7. Die Aktennotiz.- 3. Erstellung des Protokolls.- 3. 1. Der Protokollrahmen.- 3. 2. Protokollkern.- 4. Auswertung des Protokolls.- 4. 1. Information und Termine.- 4. 2. Die Aufbewahrung des Protokolls und das Protokollarchiv.- VII. Postbearbeitung.- 1. Interner und externer Schriftverkehr.- 1. 1. Aufgaben und Verantwortungsbreich der Postbearbeitung.- 2. Vorsortieren.- 3. Entnahme des Postinhaltes.- 3, 1. Postbearbeitungsvorschriften.- 3. 2. Stempeln.- 4. Vorbereitung der (Chefpost) Firmenchefpost.- 5. Verteilen der Post.- 6. Ausgangspost.- 6. 1. Zentrale Postabfertigung.- 6. 2. Dezentrale Postabfertigung.- 7. Portokosten.- 7.1. Postbearbeitungsmaschinen.- VIII. Terminplanung und -überwachung.- 1. Aufgaben-, Verantwortungs- und Entscheidungsbereich der Terminplanung.- 1. 1. Die verschiedenen Terminplanungsaufgaben.- 1. 2. Die Koordination von kalender- und/oder ortsabhängigen Fakten.- 1. 3. Die Planung von Chefterminen.- 1. 4. Die Bedeutung von Rücksprachen und Mitarbeitergesprächen.- 1. 5. Die Terminabstimmung.- 1. 6. Die Terminzusammenhänge und die Einplanung von Terminen für Vor- und Nachbearbeitungszeiten.- 2. Rationelle Zeit- und Arbeitsplanung.- 2. 1. Die Entstehung von Zeitproblemen.- 2. 2. Effiziente Gestaltung des Tagesablaufes durch Tätigkeitsanalyse.- 2. 3. Planung von Zeitblöcken und Pufferzeiten.- 2. 4. Setzen von Prioritäten.- 2. 5. Die Erstellung eines Tagesplans.- 2. 6. Der Vorteil fester Termine.- 2. 7. Die Erstellung mittel- und langfristiger Terminübersichten.- 3. Die Kontrollaufgaben und -instrumente des Chefs.- 3. 1. Die Kontrollaufgaben der Sekretärin und die Erledigung.- 4. Terminplanung umfangreicher Projekte.- 4. 1. Projektbeschreibung.- 4. 2. Planungstechniken.- IX. Konferenzen und Tagungen.- 1. Vorbereitungsphase.- 1. 1. Anlaß, Zielsetzung.- 1. 2. Nach dem Anlaß unterschiedliche Aufgaben.- 1. 3. Termin, Dauer, Zeitplan.- 1. 4. Teilnehmer.- 1. 5. Veranstaltungsort und -raum.- 1. 6. Bewirtung.- 1. 7. Rahmen-, Damen- und Fahrerprogramm.- 1. 8. Hilfskräfte.- 1. 9. Kosten.- 2. Art und Anforderungen der weiteren Vorbereitungsarbeiten.- 2. 1. Die Einladung.- 2. 2. Die Tagesordnung.- 2. 3. Besprechungsunterlagen.- 2. 4. Tisch- und Sitzordnung.- 2. 5. Tischkarten, Sitzplan, Teilnehmerliste, Namensschilder.- 2. 6. Veranstaltungsmappe.- 3. Steuerung des äußeren Ablaufs der Veranstaltung.- 3. 1. Raum.- 3. 2. Ausstattung des Raumes.- 3. 3. Ablauforganisation.- 4. Aufgaben vor und während der Veranstaltung.- 4. 1. Kontrolle.- 4. 2. Betreuung.- 4. 3. Vorschläge für Sonderaufgaben.- 5. Nachbearbeitung.- 5. 1. Abschlußarbeiten.- 5. 2. Berichterstattung.- 5. 3. Abwicklung der Veranstaltungskosten.- X. Dienstreisen.- 1. Aufgaben- und Verantwortungsbereich der Reisevorbereitung.- 1. 1. Abhängigkeit von der Position und Funktion des Vorgesetzten.- 2. Reiseinformationsbeschaffung.- 2. 1. Interne und externe Informationsstellen.- 2. 2. Informationsquellen.- 2. 3. Interne Informationsspeicher.- 3. Dienstreiseplanung.- 3. 1. Reisetermine.- 3. 2. Der Reiseplan.- 3. 3. Verkehrsmittelauswahl.- 3. 4. Hotelbuchung.- 4. Zusammenstellung der Reiseunterlagen.- 4. 1. Reisepapiere im Verantwortungsbereich des Sekretariats.- 4. 2. Reiseabhängige Besprechungsunterlagen.- 5. Aufgaben- und Verantwortungsbereich der Sekretärin bei Abwesenheit des Vorgesetzten.- 5. 1. Rolle der Sekretärin bei Abwesenheit des Chefs.- 5. 2. Punkte, die vor der Abreise geklärt werden müssen.- 6. Auswertung und Nachbereitung von Reisen.- 6. 1. Verantwortlichkeit der Sekretärin bei der Auswertung der Reise.- 6. 2. Reisekostenabrechnung.- XI. Schriftgutverwaltung/Karteien.- 1. Aufgaben und Zweck der Schriftgutverwaltung.- 1. 1. Sinn und Zweck der Schriftgutverwaltung.- 1. 2. Ablagekosten.- 2. Die Registraturarten.- 2. 1. Die verschiedenen Registraturarten.- 2. 2. Sondereinrichtungen und Spezialablagen.- 3. Standorte der Ablage.- 4. Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Schriftguts.- 5. Die verschiedenen Ordnungssysteme.- 5. 1. Alphabetische Ordnung.- 5. 2. Numerische Ordnung.- 5. 3. Sachbezogene Ordnung.- 5. 4. Ordnung nach Aktenplan.- 6. Karteiführung.- 6. 1. Grundsätzliche Fragen bei der Einrichtung einer Kartei.- 6. 2. Aufbau und Bestandteile der Kartei.- 6. 3. Die verschiedenen Karteiformen.- XII. Textverarbeitungsgeräte.- 1 Diktieren und Schreiben.- 1. 1. Der Einsatz von Diktiergeräten und Diktat in das Stenogramm.- 1. 2. Die verschiedenen Diktiergeräte.- 1. 3. Zentraler Schreibdienst — Diktieranlagen.- 1. 4. Diktieren auf Tonträger.- 1. 5. Die Regeln für das Phonodiktat.- 1. 6. Schreibende Maschinen.- 2. Die Vervielfältigungsverfahren im Sekretariat.- 2. 1. Das Umdrucken.- 2. 2. Der Schablonendruck.- 2. 3. Das Offsetdruck-Verfahren.- 2. 4. Die Kopierverfahren.- XIII. Die Ausstattung des Sekretariats.- 1. Die Organisationsprinzipien bei der Einrichtung eines Büros.- 1. 1. Ergonomie.- 1. 2. Sekretariat, Chef- und Besprechungszimmer.- 1. 3. Die rationelle Anordnung von Möbeln und Arbeitsgeräten.- XIV. Kommunikationsmedien im Büro.- 1. Schriftliche Kommunikation.- 1. 1. Fernschreiben/Telex.- 1. 2. Teletex.- 1. 3. Das Fernkopieren/Telefax.- 1. 4. Rohrpostanlagen.- 2. Mündliche Kommunikation.- 2. 1. Fernsprechanlagen.- 2. 2. Sprechanlagen.- 2. 3. Personenruf- und Suchanlagen.- XV. Rechtskunde.- 1. Rechts- und Geschäftsfähigkeit.- 2. Sachen und Rechte.- 3. Eigentum und Besitz.- 4. Vertragslehre.- 4. 1. Willenserklärungen.- 4. 2. Arten der Rechtsgeschäfte.- 4. 3. Formvorschriften.- 4. 4. Angebot und Antrag.- 4. 5. Vertragsarten.- 4. 6. Nichtige und anfechtbare Rechtsgeschäfte.- 4. 7. Vertragserfüllung.- 4. 8. Rechte und Pflichten aus dem Kaufvertrag.- 4. 9. Besondere Kaufarten.- 5. Kaufmann und Unternehmen.- 5. 1. Firma.- 5. 2. Handelsregister.- 5. 3. Unternehmensformen.- 5. 4. Handlungsvollmacht.- 5. 5. Prokura.- 6. Mensch und Arbeit.- 6. 1. Arbeitsvertrag.- 6. 2. Betriebsvereinbarung.- 6. 3. Tarifvertrag.- 6. 4. Sozialversicherung.- 6. 5. Schutzbestimmungen für Mitarbeiter.- 6. 6. Betriebsrat.- XVI. Wirtschaftslehre.- 1. Grundlagen der Wirtschaft.- 1. 1. Die menschlichen Bedürfnisse.- 1. 2. Die Bereitstellung von Gütern und Leistungen.- 1. 3. Der Kombinationsprozeß.- 2. Unternehmensfunktionen.- 3. Markt und Preis.- 3. 1. Angebot und Nachfrage.- 3. 2. Marktformen.- 3. 3. Marktpreisbildung.- 4. Geld und Kredit.- 4. 1. Geld und Währung.- 4. 2. Zahlungsverkehr.- 4. 3. Kreditarten und Kreditsicherung.- 5. Rechnungswesen.- 5. 1. Buchführung.- 5. 2. Statistik.- 5. 3. Datenverarbeitung.- Englisches Satzlexikon.- Verordnung über die Prüfung zum anerkannten Abschluß Geprüfte Sekretärin/Geprüfter Sekretär.- Qualifikationsprofil der Sekretärin/des Sekretärs.- Lernzielkatalog für die Vorbereitung auf die Prüfung gemäß Verordnung.- Stichwortverzeichnis.- Anzeigenteil.