Beter prioriteiten stellen als manager: van drukte naar doelgerichtheid

Als manager word je dagelijks geconfronteerd met een stortvloed aan taken, verzoeken en verantwoordelijkheden. Het stellen van de juiste prioriteiten is daarom een cruciale vaardigheid. Veel managers worstelen met het onderscheid tussen wat urgent lijkt en wat werkelijk belangrijk is. In dit artikel verkennen we hoe je als manager effectiever prioriteiten kunt stellen, zodat je meer focus houdt op wat echt impact heeft.

Waarom prioriteiten stellen zo moeilijk is voor managers

Veel managers worstelen met prioriteiten stellen. Zoals blijkt uit onderzoek: "Overigens blijken veel (midden)managers het zelf ook lastig te vinden om dit aan te geven. Ze geven wel aan dat ze ontzettend veel doen. Maar wanneer doe je het nou goed als manager? Ze zijn in de praktijk heel druk en hebben moeite om te prioriteren. In hun gedrevenheid pakken ze veel dingen op. Omdat ze het leuk vinden, omdat ze er goed in zijn of omdat ze denken dat anderen dit van hen verwachten." (Managen moet - Beter presteren door slim te managen)

De waan van de dag regeert vaak, waardoor je als manager reactief bezig bent in plaats van proactief te werken aan wat echt belangrijk is. Een belangrijk onderscheid dat je moet leren maken is tussen wat urgent is en wat belangrijk is.

Het Eisenhower-principe: belangrijk versus urgent

Een van de meest effectieve methoden om prioriteiten te stellen is het Eisenhower-principe, ook wel bekend als de tijdkwadrantenmatrix van Covey. Deze methode helpt je om taken te categoriseren op basis van twee dimensies: belangrijkheid en urgentie.

De matrix bestaat uit vier kwadranten:

1. Kwadrant I: Urgent en belangrijk - Crises, deadlines, problemen
2. Kwadrant II: Niet-urgent maar belangrijk - Planning, preventie, relatieopbouw, persoonlijke ontwikkeling
3. Kwadrant III: Urgent maar niet belangrijk - Onderbrekingen, sommige vergaderingen, sommige telefoontjes
4. Kwadrant IV: Niet-urgent en niet belangrijk - Tijdverspillers, triviale taken

De kunst is om meer tijd te besteden aan Kwadrant II-activiteiten, die op lange termijn het meeste rendement opleveren maar vaak worden verdrongen door de urgentere zaken uit Kwadrant I en III.

Concrete prioriteringsmethoden voor managers

Naast het Eisenhower-principe zijn er verschillende andere methoden die je als manager kunt gebruiken om prioriteiten te stellen:

Overzicht creëren als basis voor prioriteiten

Voordat je prioriteiten kunt stellen, heb je eerst een goed overzicht nodig van al je taken en verantwoordelijkheden. Zoals David Allen en Edward Lamont benadrukken: "Een goed overzicht van alle lopende verplichtingen is een voorwaarde om prioriteiten te kunnen stellen. Ze raden aan om alle werkzaamheden bijvoorbeeld op een whiteboard te zetten, zodat er een helder overzicht ontstaat." (Team: Getting Things Done met anderen)

Als je eenmaal dit overzicht hebt, kun je beginnen met het stellen van de juiste vragen:

• Waar staan we?
• Wat is de status?
• Waar liggen eventuele problemen?
• Waar moeten we meer middelen inzetten?
• Wat is belangrijk en wat kan een lagere prioriteit krijgen?
• Wat kunnen we loslaten of helemaal laten vallen?

De kunst van het 'nee' zeggen

Een essentieel onderdeel van prioriteiten stellen is het leren zeggen van 'nee' tegen taken of verzoeken die niet bijdragen aan je belangrijkste doelen. Dit blijkt vaak een van de moeilijkste aspecten te zijn voor veel managers.

Zoals het artikel 'Moet ik dit nu doen?' aangeeft: "Een eenvoudige methode om in zulke situaties je prioriteiten te bepalen, leerde ik van een bevriende coach. Telkens als je twijfelt over of een taak, verzoek of vraag belangrijk genoeg is om je mee bezig te houden, stel je de volgende vraag: 'Moet ik dit nu doen?'" (Moet ik dit nu doen?)

Deze vraag kun je ontleden in vier delen door telkens de klemtoon te verleggen:

1. MOET ik dit nu doen? - Is het echt noodzakelijk?
2. Moet IK dit nu doen? - Ben ik de juiste persoon hiervoor?
3. Moet ik DIT nu doen? - Is dit de belangrijkste taak op dit moment?
4. Moet ik dit NU doen? - Is dit het juiste moment?

Delegeren als prioriteringsstrategie

Een belangrijke vaardigheid voor managers bij het stellen van prioriteiten is effectief delegeren. Dit betekent dat je moet bepalen welke taken je zelf moet doen en welke je kunt delegeren aan je team.

Effectief delegeren houdt in dat je:

• Taken toewijst op basis van de sterke punten en ontwikkelingsbehoeften van teamleden
• Duidelijke verwachtingen communiceert over het gewenste resultaat
• De juiste mate van autoriteit geeft om de taak uit te voeren
• Regelmatig checkt op voortgang zonder te micromanagen
• Feedback geeft en erkent wanneer taken goed zijn uitgevoerd

Focus op één ding tegelijk

Een van de grootste valkuilen voor managers is proberen te multitasken. Onderzoek heeft aangetoond dat multitasking de productiviteit vermindert en de kwaliteit van het werk verlaagt. In plaats daarvan is het effectiever om je te concentreren op één prioriteit tegelijk.

Maak prioriteiten zichtbaar

Het is niet alleen belangrijk om prioriteiten te stellen, maar ook om ze zichtbaar te maken voor jezelf en je team. Dit zorgt voor duidelijkheid en alignment.

Zoals het artikel over FreeCapacity aangeeft: "Breng focus aan. Stel prioriteiten heel scherp en houdt dit vast in het dagelijkse werk door de hele organisatie." (FreeCapacity)

Visuele hulpmiddelen zoals Kanban-borden, prioriteitenlijsten of weekplanners kunnen hierbij helpen. Door je prioriteiten zichtbaar te maken, houd je jezelf en je team verantwoordelijk en zorg je ervoor dat de belangrijkste zaken aandacht krijgen.

Regelmatige reflectie en bijsturing

Prioriteiten stellen is geen eenmalige activiteit, maar een continu proces. Plan regelmatig momenten in om te reflecteren op je prioriteiten en ze zo nodig bij te stellen. Zoals Caroline Webb in 'Het recept voor een goede dag' aangeeft: "Het zou dus goed zijn aan het begin van een dag, maar ook van bijvoorbeeld een vergadering, na te denken over de komende dag of het belangrijke gesprek. Daarbij kun je je focussen op het doel: wat is het belangrijkste om uit deze dag of het gesprek te halen..." (Het recept voor een goede dag)

Een wekelijkse review van je prioriteiten kan helpen om op koers te blijven en ervoor te zorgen dat je tijd besteedt aan wat echt belangrijk is.

Conclusie: Van reactief naar proactief prioriteren

Effectief prioriteiten stellen als manager is een vaardigheid die ontwikkeld moet worden. Het gaat niet alleen om het beheren van je tijd, maar ook om het maken van bewuste keuzes over waar je je energie en aandacht aan besteedt.

Door onderscheid te maken tussen wat urgent en wat belangrijk is, duidelijke criteria te hanteren voor het stellen van prioriteiten, regelmatig te reflecteren en bij te sturen, en 'nee' te zeggen tegen activiteiten die niet bijdragen aan je belangrijkste doelen, kun je als manager effectiever werken en meer impact hebben.

Onthoud dat het uiteindelijke doel van prioriteiten stellen niet is om meer te doen, maar om de juiste dingen te doen - de activiteiten die de grootste bijdrage leveren aan je doelen en die van je organisatie.