Wat zijn de meest effectieve methoden voor het geven van feedback?

Feedback geven is een essentiële vaardigheid in elke werkomgeving. Effectieve feedback kan leiden tot persoonlijke groei, betere prestaties en sterkere werkrelaties. Maar hoe geef je feedback op een manier die daadwerkelijk tot verbetering leidt en niet tot weerstand of defensieve reacties? In dit artikel bespreken we de meest effectieve methoden voor het geven van feedback.

De 4G-methode: een praktisch stappenplan

Een van de meest effectieve en veelgebruikte methoden voor het geven van feedback is de 4G-methode. Deze methode biedt een helder stappenplan dat je helpt om feedback te structureren op een manier die constructief en duidelijk is.

De vier stappen van de 4G-methode zijn:

• Gedrag: Beschrijf specifiek het waargenomen gedrag, zonder interpretatie of oordeel.
• Gevoel: Vertel welk gevoel dit gedrag bij jou oproept.
• Gevolg: Leg uit wat het gevolg is van dit gedrag voor jou, het team of de organisatie.
• Gewenst gedrag: Geef aan welk alternatief gedrag je graag zou zien.

Door deze vier stappen te volgen, maak je feedback concreet en handelingsgericht. Je benoemt niet alleen wat er niet goed gaat, maar ook wat er beter kan.

De HEG-methode: focus op handelingen en effect

Een andere effectieve methode voor het geven van feedback is de HEG-methode. Deze methode is vergelijkbaar met de 4G-methode, maar legt de nadruk op de handelingen en het effect daarvan.

De HEG-methode bestaat uit drie stappen:

• Handelingen: Beschrijf concreet welke handelingen je hebt waargenomen.
• Effect: Vertel wat het effect van deze handelingen is.
• Gewenst resultaat: Geef aan welk resultaat je graag zou zien.

Deze methode is bijzonder effectief omdat ze zich richt op het gedrag en niet op de persoon, waardoor de kans op defensieve reacties kleiner wordt.

Van feedback naar feedforward

Een innovatieve benadering van feedback is het concept 'feedforward'. In plaats van te focussen op wat er in het verleden niet goed ging, richt feedforward zich op toekomstige verbeteringen.

Het concept van feedforward is gebaseerd op het idee dat positieve feedback effectiever is dan negatieve feedback. Zoals Muriel Schrikkema uitlegt in een interview: "Feedback die op een negatieve manier wordt gebracht leidt tot de afgifte van het stresshormoon cortisol, en zorgt ervoor dat mensen op hun hoede zijn. Het brein lijkt zich daarbij te vernauwen, waardoor ze zich minder goed kunnen concentreren en slechter nieuwe informatie tot zich kunnen nemen."

Daarentegen stimuleert positieve feedback de aanmaak van oxytocine en dopamine, hormonen die niet alleen voor een goed gevoel zorgen, maar ook de prestaties verbeteren.

Het onderscheid tussen gedrag en persoon

Een cruciale factor in effectieve feedback is het maken van onderscheid tussen gedrag en persoon. Feedback moet altijd gericht zijn op het gedrag en niet op de persoonlijkheid of het karakter van de ontvanger.

Zoals Manon Bongers uitlegt, is het essentieel om bij het geven van feedback onderscheid te maken tussen zijns- en gedragsniveau: "Je bent oké zoals je bent. Soms doe je dingen die niet oké zijn: de manier waarop je iets hebt aangepakt, is bijvoorbeeld onhandig of zelfs onacceptabel voor een ander."

Door feedback te richten op specifiek gedrag in plaats van op de persoon, verminder je de kans dat de ontvanger zich aangevallen voelt en in de verdediging schiet.

De timing en frequentie van feedback

Wanneer en hoe vaak je feedback geeft, kan een grote impact hebben op de effectiviteit ervan. Uit onderzoek blijkt dat frequente, tijdige feedback effectiever is dan incidentele feedback tijdens formele momenten zoals beoordelingsgesprekken.

Ook belangrijk is de snelheid waarmee feedback wordt gegeven. Zoals Godelieve Meeuwissen aangeeft: "Wacht niet totdat je elkaar 'live' ziet, snelheid is bij feedback geven cruciaal." Hoe korter de tijd tussen het gedrag en de feedback, hoe duidelijker de connectie en hoe effectiever de feedback.

Feedback vragen in plaats van geven

Een interessante benadering die steeds meer aandacht krijgt, is het concept van feedback vragen in plaats van geven. Dit draait de traditionele dynamiek om en geeft de ontvanger meer regie.

Deze benadering lost een veelvoorkomend probleem op: "Mensen zijn huiverig om een collega aan te spreken, uit angst voor de reactie van de ander en de gevolgen die het kan hebben voor de onderlinge relaties." Door feedback te vragen in plaats van ongevraagd te geven, creëer je een veiligere omgeving waarin openheid en groei worden gestimuleerd.

De 5 A's van Netflix

Een moderne benadering van feedback komt van het succesvolle bedrijf Netflix, dat een cultuur heeft ontwikkeld waarin directe en eerlijke feedback wordt aangemoedigd.

Deze methode erkent dat feedback altijd moet worden gegeven vanuit een positieve intentie, namelijk om de ander te helpen verbeteren. Bovendien benadrukt het het belang van culturele verschillen in de manier waarop feedback wordt gegeven en ontvangen, wat vooral relevant is in internationale organisaties.

Alternatieve feedbackmethoden

Naast de reeds genoemde methoden zijn er nog enkele andere effectieve benaderingen voor het geven van feedback:

De ik-ik-jij methode is een variatie op de 4G-methode en richt zich op het gebruik van ik-boodschappen: 'Ik zie dat...', 'Ik voel...', 'Jij zou kunnen...'.

De POWER-methodiek is vooral nuttig in creatieve omgevingen en bij het verbeteren van ideeën. Het begint met positieve punten en eindigt met concrete verbeterpunten.

Artikelen over effectieve feedback

Hieronder vind je een selectie van artikelen die dieper ingaan op verschillende aspecten van effectieve feedback:

Conclusie: wat maakt feedback echt effectief?

Na het bestuderen van verschillende feedbackmethoden kunnen we concluderen dat effectieve feedback gekenmerkt wordt door een aantal gemeenschappelijke principes:

• Richt je op specifiek gedrag, niet op de persoon
• Geef tijdige en frequente feedback
• Gebruik een gestructureerde methode zoals de 4G- of HEG-methode
• Zorg voor een balans tussen positieve en constructieve feedback
• Creëer een veilige omgeving waarin feedback kan worden gegeven en ontvangen
• Denk aan feedforward: focus op toekomstige verbeteringen
• Maak duidelijk wat het gewenste gedrag of resultaat is
• Geef feedback vanuit een positieve intentie om de ander te helpen groeien

Door deze principes toe te passen, kun je feedback geven die daadwerkelijk leidt tot groei en verbetering, zonder defensieve reacties op te roepen. Effectieve feedback is uiteindelijk een geschenk dat bijdraagt aan persoonlijke ontwikkeling en betere samenwerking.