vraag & antwoord
Hoe maak ik vergaderingen effectiever en efficiënter?
Vergaderingen: we besteden er veel tijd aan, maar ze leveren lang niet altijd het gewenste resultaat op. Uit onderzoek blijkt dat managers gemiddeld één hele werkdag per week kwijt zijn aan vergaderuren. Herkenbaar? In deze gids ontdek je praktische strategieën om je vergaderingen te transformeren van tijdvreters naar productieve en energieke bijeenkomsten.
De basis: Is deze vergadering wel nodig?
De eerste en misschien wel belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen: is deze vergadering überhaupt nodig? Veel bijeenkomsten kunnen worden vervangen door een e-mail, een kort telefoontje of een asynchrone update. Als je toch besluit te vergaderen, wees dan kritisch over wie er aanwezig moet zijn. Niet iedereen hoeft bij elke vergadering te zijn - dit bespaart kostbare tijd voor je teamleden.
Frank van Marwijk
Manipuleren kun je leren
In Manipuleren kun je leren leer je hoe je vergaderingen strategisch kunt beïnvloeden. Door bewuste agendering, slim notulen beheren en gericht oogcontact kun je de effectiviteit aanzienlijk verhogen, zonder dat dit ten koste gaat van de relatie met collega's.
Boek bekijken
Verwachte levertijd ongeveer 2 werkdagen
Goede voorbereiding: de sleutel tot succes
Een effectieve vergadering begint met een grondige voorbereiding. Stel een duidelijke agenda op met tijdsindicaties per onderwerp. Deel deze ruim van tevoren, zodat deelnemers zich kunnen voorbereiden. Geef bij elk agendapunt aan of het ter informatie, ter discussie of voor besluitvorming is. Dit voorkomt onnodige discussies over zaken die al besloten zijn.
Caroline Kuijper
Resultaatgericht vergaderen
Resultaatgericht vergaderen biedt een complete methodiek om vergaderingen te transformeren. Het boek behandelt zowel de strategische voorbereiding als praktische uitvoering, met speciale aandacht voor het creëren van een vergadercontext die resultaten bevordert.
Boek bekijken
Op werkdagen voor 21:00 besteld, volgende dag in huis
Structuur tijdens de vergadering
Een goede structuur houdt de vergadering op koers. Begin op tijd en eindig op tijd - dit geeft een signaal dat je ieders tijd respecteert. Als voorzitter is het jouw taak om de vergadering te leiden, discussies te beperken tot de relevante onderwerpen en ervoor te zorgen dat iedereen aan bod komt. Bewaak actief de tijd per agendapunt en stuur bij waar nodig.
Laten we het er nóg eens over hebben
Boukje Keijzer
In haar artikel wijst Boukje Keijzer op een belangrijk inzicht: "We vergaderen collectief te vaak, te lang, met te veel mensen en met te weinig resultaat. Een overleg dat voor een uur in de agenda is gepland, duurt op wonderbaarlijke wijze altijd een uur." Door vergaderingen voor een half uur in te plannen, blijkt hetzelfde overleg opeens in 30 minuten te kunnen.
Watze Hepkema
Een effectief team in drie dagdelen
Een effectief team in drie dagdelen leert je hoe je vergaderingen productiever maakt door alleen relevante onderwerpen te bespreken en duidelijke eigenaren aan te wijzen. Dit boek biedt praktische adviezen voor effectieve besluitvormingsprocessen binnen teams.
Boek bekijken
Op werkdagen voor 21:00 besteld, volgende dag in huis
De rol van technologie en hulpmiddelen
Gebruik technologie en hulpmiddelen om vergaderingen efficiënter te maken. Digitale whiteboards, polls en andere interactieve tools kunnen helpen om deelnemers betrokken te houden en informatie visueel te maken. Bij online vergaderingen is het extra belangrijk om de juiste tools te kiezen en te zorgen dat iedereen weet hoe deze te gebruiken.
Gonny Vink
Leidinggeven op afstand
In Leidinggeven op afstand leer je hoe je effectieve online vergaderingen organiseert die zowel efficiënt als verbindend zijn. Het boek biedt praktische handvatten voor het aansturen van teams die op afstand werken.
Boek bekijken
Op werkdagen voor 21:00 besteld, volgende dag in huis
Hybride bijeenkomsten - Praktische gids voor effectief en sprankelend samenwerken
Matthijs Steeneveld
Voor effectieve en energieke online meetings is interactie cruciaal. "Gebruik de juiste, activerende werkvormen. Denk eens na over hoe je die interactie makkelijker maakt voor deelnemers. Hybride kan dat prima: laat iedereen post-its schrijven (op papier of digitaal) met kritische vragen voor het projectplan."
Alternatieve vergadervormen
Niet elke vergadering hoeft een traditionele zit-sessie te zijn. Experimenteer met alternatieve vormen zoals staande vergaderingen, wandelvergaderingen of korte 'huddles'. Deze informelere setting kan de energie verhogen, de vergadertijd verkorten en vaak tot betere resultaten leiden.
In 10 stappen een topteam
In 10 stappen een topteam leert je vergaderingen efficiënter en effectiever te maken, bijvoorbeeld door staande vergaderingen en de 'huddle'-techniek. Deze snelle, gefocuste bijeenkomsten houden de energie hoog en zorgen voor concrete resultaten.
Innovation that sticks - Innoveren met de spaghetti-techniek
Lars Sudman
Soms is een radicale verandering nodig in hoe we vergaderen benaderen. "Waarom niet een een op een vergadering in plaats van die grote bijeenkomst? Klinkt dat raar? Misschien. Maar misschien kunt je de vergadertijd halveren. Wie weet?"
Vergaderritme en -cultuur
Een effectief vergaderritme kan wonderen doen voor de productiviteit van je team. Denk na over welke soort vergaderingen je nodig hebt en hoe vaak. Sommige teams floreren bij een dagelijkse korte stand-up, terwijl andere teams meer baat hebben bij een diepgaander wekelijks overleg. Experimenteer om te ontdekken wat voor jouw team het beste werkt.
De beslissende voorsprong
De beslissende voorsprong leert je hoe je effectieve vergaderingen organiseert door onderscheid te maken tussen vier verschillende types meetings, elk met hun eigen doel en structuur. Dit raamwerk helpt teams om gerichter en effectiever te vergaderen.
Unblock - Clear the Way for Results and Develop a Thriving Organization
Jurriaan Kamer
Een verfrissende benadering is het heroverwegen van je vergaderritme: "Stop alle terugkerende vergaderingen en vraag je af: welke gesprekken moeten we hebben en hoe vaak? Ontwerp vervolgens een nieuw meeting ritme — een voorspelbare reeks van doelgerichte, gestructureerde vergaderingen die het werk vooruit helpen."
Digitale vergaderhulpmiddelen
Moderne technologie biedt tal van mogelijkheden om vergaderingen te verbeteren. Van geavanceerde vergadersoftware tot AI-tools die helpen bij het samenvatten en actiepunten genereren - maak gebruik van deze hulpmiddelen om je vergaderingen naar een hoger niveau te tillen.
Rob de Haas
Praktijkgids Online vergaderen
Praktijkgids Online vergaderen biedt talrijke concrete technieken om online vergaderingen te structureren, te leiden en te laten renderen. Het boek is onmisbaar voor iedereen die regelmatig digitale bijeenkomsten organiseert.
Boek bekijken
Verwachte levertijd ongeveer 2 werkdagen
AI-pionier - Hoe jij ook begint met generatieve AI
Max van den Broek
AI kan helpen bij het voorbereiden van vergaderingen: "Gebruik AI om je vergaderingen beter voor te bereiden. Vraag ChatGPT bijvoorbeeld om aanvullende agendapunten. Prompt: Hoi Chat, kun je me helpen met het voorbereiden van mijn vergadering? Het gaat over [onderwerp/agenda], ik wil zelf deze punten inbrengen [lijst punten]."
SPOTLIGHT: Rob de Haas
Rob de Haas is een autoriteit op het gebied van effectief en energiek (online) vergaderen. Als spreker, mentor en veranderaar heeft hij meer dan 25.000 mensen wereldwijd opgeleid. Zijn expertise in het creëren van effectieve en creatieve vergaderingen maakt hem tot een belangrijke stem in het verbeteren van vergaderculturen. Zijn missie: 'Making the world a better meeting place.'
Meer over Rob de Haas
De rol van psychologische veiligheid
Een vaak vergeten aspect van effectieve vergaderingen is psychologische veiligheid. Deelnemers moeten zich vrij voelen om hun mening te uiten, vragen te stellen en ideeën te delen zonder angst voor negatieve gevolgen. Als leider kun je dit bevorderen door zelf open te staan voor feedback, actief te luisteren en een inclusieve omgeving te creëren.
Rob Fijlstra
Vandaag doen wat morgen nodig is
In Vandaag doen wat morgen nodig is leer je hoe je vergaderingen effectiever kunt maken door twaalf concrete vergadergewoontes toe te passen. Deze gewoontes helpen je om tijd te besparen en tegelijkertijd betere resultaten te behalen.
Boek bekijken
Verwachte levertijd ongeveer 2 werkdagen
Besluitvorming in vergaderingen
Een van de belangrijkste doelen van veel vergaderingen is het nemen van beslissingen. Maak vooraf duidelijk hoe beslissingen worden genomen: bij consensus, meerderheid van stemmen, of door de leider na input van het team? Transparantie hierover voorkomt frustratie en zorgt voor efficiëntere besluitvorming.
Cedric Muchall
Lennard Toma
Bedrijf Bamischijf
Bedrijf Bamischijf laat zien waarom de meeste vergaderingen onzinnig zijn en hoe je efficiënter kunt overleggen zonder bureaucratische rompslomp. Het boek biedt een verfrissende kijk op hoe besluitvorming in organisaties effectiever kan.
Boek bekijken
Op werkdagen voor 21:00 besteld, volgende dag in huis
Opvolging en verantwoording
Een vergadering is pas effectief als er ook daadwerkelijk iets gebeurt met de beslissingen en actiepunten. Zorg voor duidelijke notulen met concrete actiepunten, verantwoordelijken en deadlines. Volg deze op en begin de volgende vergadering met een update over de voortgang van eerdere actiepunten.
Jos Huypens
Joke Renneboog
Vergadertechnieken
Vergadertechnieken biedt uitgebreide inzichten in alle aspecten van vergaderen, van voorbereiding tot verslaglegging en opvolging. Het boek behandelt diverse vergadervormen en bevat praktische tips voor succesvolle bijeenkomsten.
Boek bekijken
Verwachte levertijd ongeveer 5 werkdagen
Interessante artikelen over effectief vergaderen
Hieronder vind je enkele artikelen die dieper ingaan op specifieke aspecten van effectief vergaderen:
Vergader jezelf gelukkig! - Zelfhulpboek voor vergaderslachtoffers
Bart Groenewoud
In 'Vergader jezelf gelukkig!' wordt uitgelegd dat vergaderen een slechte reputatie heeft door twee factoren: tijd en resultaat. "Vergaderen kost ons te veel tijd, en levert veel te weinig resultaat op. En dat is goed nieuws, want daar kan je iets aan doen." Het artikel biedt inzichten op individueel, team- en organisatieniveau.
Paul Rulkens: ‘Pas op voor het syndroom van Columbus’
Paul Rulkens
Paul Rulkens stelt een provocerende vraag: "Waarom worden afspraken of vergaderingen altijd ingeroosterd per half of heel uur? Als er voor een meeting twee uur staat, duurt die nooit korter. Dat werkt enorm veel inefficiency in de hand. Sowieso vergaderen we in Nederland veel te veel, naar mijn smaak."
Joris Merks-Benjaminsen: ‘Door minder macht te gebruiken, kun je meer bereiken’
Joris Merks-Benjaminsen
"Voor gedisciplineerd vergaderen kun je gewoon regels opstellen. Zoals: geen laptops en telefoons bij de vergadering, want die leiden alleen maar af. We weten inmiddels toch dat multitasken niet werkt? En verder: vergader kort, met niet al te veel mensen tegelijk. Stel een agenda op en deel die van tevoren met elkaar."
Caroline Kuijper is expert op het gebied van resultaatgericht vergaderen. Haar methodiek helpt teams om vergaderingen te transformeren van tijdverspilling naar productieve sessies. Ze heeft een systematische aanpak ontwikkeld die zowel de voorbereiding, uitvoering als opvolging van vergaderingen verbetert, met speciale aandacht voor internationale en elektronische vergadervormen.
Conclusie: Van tijdverspilling naar waardevol instrument
Effectief vergaderen is een vaardigheid die je kunt leren en perfectioneren. Door kritisch te zijn over de noodzaak van vergaderingen, ze goed voor te bereiden, een duidelijke structuur te hanteren, de juiste hulpmiddelen te gebruiken en te zorgen voor goede opvolging, kun je vergaderingen transformeren van tijdverspilling naar waardevolle momenten van afstemming, besluitvorming en teambuilding.
Experimenteer met verschillende vormen en technieken om te ontdekken wat voor jouw team het beste werkt. En onthoud: soms is de beste vergadering degene die je niet houdt. Wees kritisch over wanneer een vergadering echt nodig is en wanneer andere communicatiemiddelen effectiever zijn.
De bestsellers
-
€ 34,95
-
€ 20,00
-
€ 34,99
-
€ 27,50
-
€ 21,50
