Dossiervorming en Privacy voor HR-management

Voorwoord 5

1 Dossiervorming 13

1.1 Welke aspecten zijn voor de dossiervorming van belang? 13
1.1.1 De inhoud van het dossier 13
1.2 De eisen vanuit HR-oogpunt 13
1.2.1 Het elektronische dossier 14
1.2.2 De opbouw van het dossier 14
1.2.3 Gegevens aanstelling en personalia 15
1.2.4 De arbeidsovereenkomst en aanvullingen daarop 15
1.2.5 De proeftijd 15
1.2.6 Arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd 16
1.2.7 Verslagen van functioneringsgesprekken 16
1.2.8 Complimenten 17
1.2.9 Beleid voor dossiervorming 17
1.2.9.1 De invloed van de ondernemingsraad op het beleid voor dossieropbouw 17
1.2.10 Bijzondere situaties 18
1.2.10.1 Arbeidsongeschiktheid 18
1.2.10.2 Verlof 18
1.2.10.3 Doorstroom 19
1.3 De eisen vanuit juridisch oogpunt 19
1.3.1 Inleiding 19
1.3.2 Artikel 7:610 BW 19
1.3.3 Artikel 7:660 BW 20
1.3.4 Artikel 7:611 BW 20
1.3.5 De Wet werk en zekerheid (artikel 7:669 BW) en het toenemende belang van het dossier 20
1.3.6 WWZ en Disfunctioneren 20
1.3.7 Verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer 21
1.3.8 De vergoedingen 22
1.3.8.1 De transitievergoeding 23
1.3.8.2 De aanzegvergoeding bij arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd 24
1.3.8.3 Een aanvullende vergoeding bij ernstig verwijtbaar handelen; het ‘muizengaatje’ 24
1.3.9 Wet verbetering poortwachter 24
1.3.10 Privacy 25
1.3.11 Antidiscriminatie 25
1.4 Het goed werkgeverschap 26
1.4.1 De rechtspraak 26
1.4.1.1 Goed werkgeverschap 26
1.4.2 Het zorgvuldigheidsbeginsel 26
1.4.2.1 Onderzoeksplicht 27
1.4.2.2 Hoor en wederhoor 27
1.4.2.3 De waarschuwingsplicht 27
1.4.2.4 De zorg voor de werksfeer 27
1.4.2.5 De belangenafweging 28
1.4.3 Het motiveringsbeginsel 28
1.4.4 Het vertrouwensbeginsel 29
1.4.5 Het evenredigheidsbeginsel 29
1.5 De fases in dossieropbouw 30
1.5.1 De eerste fase 30
1.5.2 De tweede fase 30
1.5.3 De derde fase 30
1.5.4 De vierde en laatste fase 31
1.6 In welke gevallen speelt een dossier met name een rol? 31
1.6.1 In de sollicitatiefase (verboden vragen en medisch onderzoek) 31
1.6.1.1 De wettelijke normen 32
1.6.1.2 Social media 32
1.6.1.3 Liegen of geoorloofd zwijgen 33
1.6.2 Disciplinaire sancties 34
1.6.3 Disfunctioneren 35
1.6.3.1 Tips voor dossieropbouw bij disfunctioneren 36
1.6.4 Ontslag 36
1.7 Rechten met betrekking tot het dossier 37
1.7.1 De grenzen aan de inhoud van een dossier 37
1.7.2 Medische gegevens 37
1.7.3 Gegevens van sollicitanten 38
1.7.4 De overdracht van personeelsdossiers 38
1.8 Tot welke gegevens heeft de werknemer toegang? 38
1.9 De bewaartermijnen 38

2 Procesrecht en privacy 41

2.1 De procesrechtelijke aspecten van een dossier 41
2.1.1 De beginselen van het bewijsrecht en de vrije bewijsleer 42
2.2 Eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (recht op privacy) 42
2.2.1 Enkele inleidende opmerkingen 42
2.2.2 Het juridische kader 43
2.2.2.1 Artikel 8 EVRM luidt: 43
2.2.2.2 Artikel 10 Grondwet (Gw) 43
2.2.3 De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) 44
2.2.3.1 Een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van persoonsgegevens 44
2.2.3.2 Een behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerking 45
2.2.3.3 De eisen van proportionaliteit en subsidiariteit. 45
2.2.4 De meldingsplicht en het Vrijstellingsbesluit 45
2.2.5 Gedragscodes en personeelsreglementen 46
2.2.6 Instemmingsrecht Ondernemingsraad (OR) 46
2.2.7 Collectieve arbeidsovereenkomsten (cao) 46
2.3 Bewijs en privacy 47
2.3.1 Onrechtmatig verkregen bewijs en bewijsuitsluiting 47
2.3.2 De verschijningsvormen 48
2.4 Het recht van de werkgever te mogen controleren 49
2.4.1 Cameratoezicht 49
2.4.1.1 Cameratoezicht en de ondernemingsraad 50
2.4.1.2 Dossiervorming via cameratoezicht in de rechtspraak 50
2.4.2 Het inschakelen van een recherchebureau 52
2.4.2.1 Het juridische kader 52
2.4.2.2 De Privacygedragscode Particuliere onderzoeksbureaus (PPO) 52
2.4.3 Het lezen van privé e-mails of opnemen van telefoongesprekken door de werkgever 52
2.4.3.1 Het afluisteren van telefoongesprekken en controleren van email en de ondernemingsraad 52
2.4.3.2 Het juridische kader 52
2.4.3.3 Het opnemen van telefoongesprekken zonder toestemming 53
2.4.4 Het afluisteren van telefoongesprekken en controleren van email in de rechtspraak 53
2.4.4.1 Conclusie: Wat leren deze uitspraken? 55
2.4.5 Dossiervorming en social media 56
2.4.5.1 Case 1: belediging tijdens de sollicitatie 56
2.4.5.2 Case 2: de zieke en borrelende medewerker 56
2.4.5.3 Sociale media, vertrouwelijke informatie en negatieve uitlatingen 56
2.4.5.4 Tips voor dossiervorming en social media 57

Bijlage I: 59
Checklist dossiervorming

Bijlage II: 61
Cameratoezicht op de werkvloer

Bijlage III: 65
Goed werken in netwerken

Trefwoordenregister 83