Hoe staat het met de opmars van social media in organisaties?
Social media zijn binnen organisaties inmiddels wel onderwerp van gesprek, maar staan nog nauwelijks op de strategische HR-agenda van bestuurders. Jammer, want bij HR-gerelateerde thema’s als interne communicatie, talentmanagement, flexibele inzet van werknemers of intern kennis delen, kan social media een geweldig instrument zijn. HR moet daarin niet alleen een faciliterende, maar zeker ook een richtinggevende rol spelen. En daarbij stelling durven nemen. Met dat laatste hebben veel HR-professionals nog wel eens moeite.
HR-professionals zetten aarzelende stapjes bij de inzet van social media, beschrijft u in uw boek.
Ja. Ze informeren zich er wel over, maar zodra het aankomt op actief gebruiken, gaat het nog vooral om het screenen van sollicitanten en het plaatsen van vacatures. Jammer, want je kunt zoveel meer met social media. Waarbij het steeds meer zal gaan om verleiden en verbinden. Dan is het niet meer de recruiter die een vacature plaatst en dan maar kijkt wat er van komt, maar eerder de medewerker die via social media persoonlijke verbindingen aangaat met mensen binnen zijn netwerk. En vanuit die verbindingen kan je dan zomaar op de juiste kandidaat stuiten. In die zin verandert ook de rol van recruitment: die is voor een kandidaat niet meer per se altijd het eerste aanspreekpunt.
Wat zou HR nog meer kunnen doen om de mogelijkheden van social media te benutten?
HR kan via social media bijvoorbeeld heel makkelijk contact houden met medewerkers, ook als ze zijn overgestapt naar een andere werkgever. Het zijn toch stuk voor stuk ambassadeurs voor jouw organisatie. Dus start bijvoorbeeld een LinkedIn-groep voor zowel huidige als voormalige medewerkers; houd de dynamiek erin door geregeld inhoudelijke bijeenkomsten te organiseren, waar mensen elkaar ook persoonlijk kunnen spreken. En om onder de aandacht te komen van talent dat niet direct op zoek is naar een nieuwe werkomgeving kun je inhoudelijke sessies organiseren; zo organiseert ASML geregeld webinars over bijvoorbeeld de nieuwste ontwikkelingen rond microchips. Zo kom je op de radar van experts en kun je daarna contact houden met deze doelgroep. Want wie weet, wellicht komen ze later nog eens bij jouw organisatie terug om te kijken wat de carrièremogelijkheden zijn. Het is aan HR om die verbindingen met medewerkers te faciliteren. Wat dat betreft staat HR nog maar aan het begin.
Hoe begin je met de inzet van social media?
Er is geen standaard-aanpak, geen ‘size fits all’. Je moet er klein mee beginnen, al doende leren, aanpassen en ontwikkelen. Klamp je dus niet halsstarrig vast aan een vastomlijnd ‘strategisch social media-plan’ of iets dergelijks. Pas ook op dat je niet te veel regels en richtlijnen vastlegt waar medewerkers zich aan moeten houden; dat wekt aversie op, en dan haken mensen af. Uiteraard moet je wel eerst nadenken waarom je social media wilt gaan inzetten. In ons boek bieden we een praktisch 5-stappenplan waarmee organisaties met social media aan de slag kunnen. Verder is het belangrijk dat je intern voortdurend laat zien wat je met social media doet en wat de gevolgen en effecten zijn. Mensen moeten de effecten zien en elkaar aansteken in hun enthousiasme. Maak successen zichtbaar en vier die ook.
Wat zijn de valkuilen bij de inzet van social media?
Vaak onderschat men dat het gaat om een implementatie-proces gaat dat veel tijd kost. Je hebt echt een lange adem nodig. Daarnaast is een veelgehoorde misvatting dat een organisatie die aan social media wil gaan doen, er een project van maakt en daar één iemand voor aanwijst. Dat gaat niet werken: social media inzetten doe je uiteindelijk met z’n allen. Begin met een paar quick wins en houd het in het begin klein, want dan kun je de effecten van de inzet van social media makkelijk zichtbaar maken. Daarnaast: zorg rond de ingezette social media voor een gevoel van urgentie, anders zakt de aandacht hiervoor snel weg.
U beschrijft ook hoe social media kunnen bijdragen aan het intern verbinden van mensen en kennis.
Ja, dat besef breekt ook meer en meer door: het gebruik van interne social media neemt snel toe. Dan kun je beginnen met blogs van de topman, die in praktijk vaak erg goed gelezen worden; Maar ga dan ook aan de slag met de reacties van medewerkers, die vaak reageren op dergelijke blogs. Dat is belangrijk, want zo ontwikkel je dialoog. Sowieso is het essentieel om informatie binnen organisaties efficiënt met elkaar te kunnen delen. Daar zit tegelijk een valkuil: naar buiten toe profileren organisaties zich vaak heel mooi, met hun prachtige verhalen, maar komen kandidaten eenmaal in aanraking met de interne wereld van dat bedrijf, dan raken ze opeens verzeild in de klassieke silo’s en hark-structuren. Men vergeet dat dat externe beeld ook moet kloppen met de interne realiteit van de organisatie en dus ervaringen van de medewerkers. Er mag geen kloof ontstaan tussen buiten- en binnenwereld. Het gevolg is dat social media die binnenwereld van organisaties steeds transparanter maken.
Serieuze inzet van social media kan veel loswoelen. Je zult als organisatie meer en sneller moeten reageren?
Absoluut. Je moet sneller communiceren, en informatie sneller door je organisatie laten gaan. Dat eist wendbaarheid van een grote groep mensen. We kunnen wat dat betreft leren van de metafoor van de zwerm spreeuwen. Hoe kan het dat ze, ondanks die enorme aantallen, zo mooi synchroon vliegen zonder tegen elkaar op te botsen? Om te beginnen vliegen ze allemaal even snel. Kortom, zorg dat alle medewerkers in je organisatie uiteindelijk deelnemen aan snelle communicatiekanalen als social media. Iedere spreeuw houdt zijn zeven dichtsbijzijnde buren in de gaten en zo is de hele zwerm met elkaar verbonden, als een aan elkaar gehaakte beddensprei. Door de linking pins kan informatie snel worden doorgegeven. Nou, die linking pins dat zijn de medewerkers zelf. Een laatste les van de spreeuwenzwerm is dat je bij gevaar direct móet reageren en moet wenden. Met z’n allen. Want anders gaat het mis. HR moet de organisatie helpen dit tot stand te brengen.
