Traditioneel budgetteren kost veel tijd en veel geld. Bovendien is het niet meer dan een statische beschrijving van wat een organisatie de komende periode gaat doen. Deze manier van budgetteren sluit dus vaak niet aan op de ontwikkelingen die zich in deze periode voordoen. Daarnaast leidt traditioneel budgetteren tot een interne in plaats van externe focus. En ten slotte prevaleren korte-termijndoelstellingen boven lange-termijndoelstellingen.
En dit zijn nog maar een paar nadelen van traditioneel budgetteren. Als traditioneel budgetteren niet de oplossing biedt waar u naar zoekt, dan is de kans groot dat één of meerdere van de vele nadelen die aan traditioneel budgetteren kleven, hieraan ten grondslag liggen.
Is Beyond budgetting een alternatief? Beyond Budgeting is een vorm van budgetteren, waarbij de traditionele vorm, het maken van een 'vast' jaarbudget wordt losgelaten. Hiervoor in de plaats komen kort samengevat onder meer korte termijnprognoses, welke per kwartaal worden bijgesteld en waar de maker(s) van de prognoses op het realiteitsgehalte ervan worden aangesproken. In deze vorm van budgetteren wordt het management op een geheel andere wijze bij de toekomst van de organisatie betrokken, hetgeen in verreweg de meeste organisaties een geheel andere managementfilosofie vraagt. Meer grip krijgen op de realiteit dus. Kan dat, en kan 'beyond budgeting' daarbij een rol spelen?
Voordat hier een antwoord op gegeven kan worden, moet de volgende vraag worden beantwoord: wordt binnen de organisatie de noodzaak gevoeld om het het budgetteringsproces te veranderen? Is er sprake van een zogeheten 'burning platform'. Indien het antwoord 'ja' is, dan is 'beyond budgeting' zeker de moeite van het overwegen waard. Maar besef wel dat de introductie ervan veel voeten in de aarde heeft.
Zo blijkt 'beyond budgeting' eerder een zeer ingrijpende wijziging is van de managementfilosofie dan alleen maar een andere manier van budgetteren. 'Beyond budgeting' stelt een aantal vergaande eisen aan de organisatie zonder welke een succesvolle invoering niet mogelijk is. De term 'beyond budgeting' is dan ook tamelijk misleidend: het gaat niet om het afschaffen van budgetteren, maar om het verbeteren van de organisatie, het gedrag en de cultuur. En dat nu is op zijn zachtst gezegd nogal ingrijpend. Het is dan ook raadzaam om deze 'organisatievereisten' op hun haalbaarheid te toetsen. Mogelijk moeten veel principes op de schop en dat doe je alleen als je er van overtuigd bent dat het nieuwe een sterk toegevoegde waarde vertegenwoordigt. Bovendien doet zich de vraag voor of het model achter 'beyond-budgeting' voor elke organisatie geschikt is.
De Waal, Bilstra en Ottens gaan in het boek 'Beyond Budgeting' in op de belangrijkste aspecten die hier een bij rol spelen. Daarnaast hebben zij een toets ontwikkeld. Aan de hand van twaalf principes wordt de organisatie getoetst en kan worden vastgesteld of uw organisatie aan 'beyond budgeting' toe is. Dat de auteurs van dit boek het nieuwe systeem van budgetteren een warm hart toedragen, blijkt uit het feit dat zij de vraag of het systeem in een samenstel van bedrijven wel acceptabel is pas aan het einde van de toets plaatsen.
Terwijl dit toch een vraag is om mee te beginnen. Het eerst uitvoeren van de toets heeft mijns inziens echter een voordeel: in de tussenliggende tijd kan alvast worden kennis gemaakt met een vorm van in de toekomst kijken die bedoeld is om beter in te spelen op de ontwikkelingen tijdens de reis.
'Beyond budgeting' gaat namelijk niet uit van het wat kunstmatige idee dat het vaststellen van een aantal uitgangspunten in een budget voor het komende jaar voldoende houvast zal bieden.
Over John Daamen
John Daamen MBA is directeur en senior consultant bij Daamen Consultancy B.V. Dit bureau vervult interim-managementopdrachten op financieel en algemeen management terrein. Uitgangspunten hierbij zijn: de ontwikkeling en inzet van de kwaliteiten die reeds in de organisatie aanwezig zijn en de zelfredzaamheid van de organisatie. John Daamen is Alumnus van Business School Nederland, de Action Learning MBA, en voert momenteel een promotieonderzoek uit naar samenwerking binnen de overheid.
