Toonaangevend projectmanagement in de zorg van John van Rouwendaal biedt concrete handvatten om projectmanagement in de zorg strategischer te positioneren, eenvoudiger in te richten en behendiger uit te voeren.
Het boek bestaat uit zeven hoofdstukken en diverse bijlagen met praatplaten en templates, zoals die binnen het Amsterdam UMC worden toegepast. Van Rouwendaal start met een duidelijke onderbouwing: projectmanagement in de zorg móét toonaangevend zijn om blijvend waarde toe te voegen in een complexe en dynamische omgeving.
Strategischer
Strategischer projectmanagement begint bij stevig projectportfoliomanagement. Bestuur, beheers en ondersteun het volledige projectportfolio actief. Voor onderzoeksprojecten maakt de auteur een bewuste uitzondering; deze projecten maken vaak deel uit van de permanente organisatie en worden doorgaans via subsidies gefinancierd.
Vervolgens beschrijft hij hoe je portfoliomanagement concreet inricht en uitvoert. Zie niet elke activiteit als een project. Stel heldere criteria vast, bijvoorbeeld op basis van omvang, benodigd budget en strategisch belang. Die selectie voorkomt versnippering en houdt de focus scherp.
Breng daarna alle lopende en voorgenomen projecten overzichtelijk in kaart. Registreer per project onder meer de naam, status, betrokken organisatieonderdeel, opdrachtgever, projectmanager, doelstelling of resultaat, prioriteit, fase, start- en einddatum, benodigde uren en belangrijkste risico’s. Zo creëer je transparantie en stuurinformatie.
De volgende stap is prioriteren. Hanteer daarbij duidelijke criteria, zoals strategische bijdrage, urgentie, benodigde investering (uren en geld), verwachte opbrengsten, beschikbaarheid van mensen en risico’s. Door expliciet te prioriteren maak je keuzes zichtbaar en verdedigbaar.
Tot slot introduceert de auteur een projectportfoliocanvas. Dit canvas visualiseert de samenhang tussen visie, doelen, projecten (to do, doing, done), mensen en middelen, budget en randvoorwaarden. Daarmee verbind je strategie en uitvoering op één overzichtelijke plaat.
Eenvoudiger
Als eerste stap introduceert de auteur het zorgprojectcanvas met de onderdelen aanleiding, doelen, resultaten, team, betrokkenen, planning, investering en aandachtspunten. Hij positioneert dit canvas als de meest fundamentele techniek om projecten eenvoudiger en overzichtelijker te managen. Het canvas dwingt teams om vanaf de start scherp te formuleren waarom zij het project uitvoeren en wat het concreet moet opleveren.
Daarna licht hij een aantal basistechnieken toe die specifieke deelgebieden versterken. Hij past de 5W2H-methode toe (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe en hoeveel) om plannen concreet te maken. Met SMART-doelen scherpt hij resultaten aan. De productdecompositiestructuur (PDS, vergelijkbaar met PRINCE2) helpt om producten logisch te structureren. Daarnaast bespreekt hij gerichte teamsamenstelling, de stakeholdermatrix, de krachtenveldanalyse en de balkenplanning als praktische stuurinstrumenten.
De waardenwaaier ondersteunt het beantwoorden van de waarom-vraag op het zorgprojectcanvas: welk probleem lossen we op? Welke waarde creëren we? En voor wie doen we dat precies? Denk aan ketenpartners, de organisatie, ondersteunende diensten, zorgprofessionals, patiënten en cliënten, familie en naasten, de omgeving, verzekeraars en de maatschappij. Door deze groepen expliciet te benoemen maakt het team de maatschappelijke en organisatorische meerwaarde concreet.
Tot slot licht de auteur de ABAR-lijsten toe, vaak uitgewerkt in Excel. Deze lijsten bundelen de actielijst, besluitenlijst, aandachtspuntenlijst en risicolijst in één samenhangend overzicht. Daarmee ondersteunt hij strak en transparant projectmatig werken, zonder onnodige bureaucratie.
Behendiger
Toonaangevend projectmanagement in de zorg krijgt in het slotdeel vorm als behendiger projectmanagement - feitelijk agile projectmanagement. De auteur sluit aan bij het gedachtegoed van het Agile Manifesto en licht de onderliggende principes helder toe. Hij vertaalt sommige van deze principes direct naar de zorgpraktijk en beschrijft concrete technieken zoals het werken met een Minimum Viable Product (MVP), het inzetten van kanban en het prioriteren met MoSCoW. Daarmee stimuleert hij kortcyclisch werken, focus op waarde en het maken van scherpe keuzes.
Voortdurend verbeteren
In het laatste hoofdstuk introduceert Van Rouwendaal de O6-ontwikkelaanpak. Deze aanpak doorloopt zes stappen: ontdek verbeterpunten, organiseer alle betrokkenen, ontwerp oplossingen, onderneem actie, overwin weerstand en oogst en vier de baten. De auteur benadrukt daarmee dat verbeteren geen eenmalige exercitie is, maar een continu proces van leren en aanpassen.
Hij geeft bovendien een voorbeeld van een projectcanvas voor het organiseren van een projectmanagementtafel. Daarmee wil hij de prestaties van projectmanagers verbeteren en gezamenlijk leren faciliteren. Wat hier nog sterker had gekund, is het expliciet vastleggen en uitwisselen van geleerde lessen – zowel succesverhalen als mislukkingen. Juist dat versterkt het lerend vermogen van de organisatie.
Tot slot presenteert hij een voorbeeld van een projectportfoliocanvas voor een cluster van veranderinitiatieven die het projectportfoliomanagement moeten versterken. Daarmee rondt hij het boek af zoals hij begon: strategisch denken, eenvoudig organiseren en behendig uitvoeren - steeds met de zorgpraktijk als vertrekpunt.
Conclusie
De voorgestelde handvatten zijn prima bruikbaar voor organisaties die aan het begin staan van het professionaliseren van projectmanagement. De auteur biedt een overzichtelijke en samenhangende set van instrumenten waarmee zorgorganisaties direct aan de slag kunnen. Het zorgprojectcanvas, de basistechnieken zoals 5W2H, SMART en PDS, en de praktische overzichten met ABAR-lijsten zorgen voor structuur en transparantie zonder onnodige complexiteit toe te voegen.
Daarnaast versterkt de koppeling met portfoliomanagement het strategisch vermogen. Door projecten expliciet te toetsen op strategische bijdrage, urgentie, investering en risico’s stimuleert de auteur het maken van scherpe keuzes. Het projectportfoliocanvas helpt om strategie, middelen en uitvoering visueel te verbinden. Daarmee ontstaat overzicht en bestuurlijke grip - een essentieel aandachtspunt in de zorg, waar middelen schaars zijn en belangen uiteenlopen.
De toevoeging van agile principes en technieken brengt de noodzakelijke wendbaarheid. Door te werken met MVP’s, kanban en MoSCoW verschuift de focus van plannen naar waarde leveren. De O6-ontwikkelaanpak onderstreept bovendien dat verbeteren een continu proces is waarin organiseren, doen, weerstand overwinnen en baten realiseren samenkomen.
Toonaangevend projectmanagement in de zorg biedt geen radicaal nieuwe theorie, maar juist een praktische bundeling van beproefde inzichten, toegespitst op de zorgcontext. Voor organisaties die hun project- en portfoliomanagement nog aan het opbouwen zijn, vormt dit een toegankelijk en toepasbaar startpunt. Meer volwassen organisaties zullen minder vernieuwing vinden, maar kunnen het boek benutten als referentiekader of als hulpmiddel om het gesprek over strategisch, eenvoudig en behendig werken opnieuw te structureren.
Over Henny Portman
Henny Portman is eigenaar van Portman PM(O) Consultancy en biedt begeleiding bij het invoeren en verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement, inclusief het opzetten en verder ontwikkelen van PMO’s. Hij is auteur van een aantal managementboeken, waaronder 'Agile portfoliomanagement', 'Scaling agile in organisaties' en 'Agile with a smile'.