Dat heeft voornamelijk te maken met de automatisering van een deel van de ICT-dienstverlening en dat veel organisaties voor een groot deel afhankelijk zijn van software. Zoals de auteurs Arnoud Engelfriet en Steven Ras zelf al vermelden in hun Handboek ICT-contracten: de levering van foutloze software-oplossingen of 100% ongestoorde dienstverlening bestaat bijna niet. Dan kun je maar beter de beschikking hebben over een contract dat juridisch in orde is.
Noodzaak goed ICT-contract
De algemene stelregel voor contracten luidt: een goed contract verdwijnt in de kast en hoeft daar niet meer uit te komen. Een goed contract biedt echter geen garantie voor een probleemloze levering. Zo blijkt uit de praktijk van alledag, want met een correcte juridische vastlegging sta je pas aan het begin van de uitvoering van een project. Het gaat geregeld fout zoals we in de media kunnen zien. Dit heeft te maken met verschillende factoren. Het belang en de noodzaak van een juist en goed uitgewerkt ICT-contract om op terug te vallen is derhalve wel duidelijk, maar hoe pak je zoiets aan?
Contracten afsluiten in de ICT
Om te beginnen is het afsluiten van een goed ICT-contract het resultaat van een samenwerking tussen de verschillende partijen in het inkoopproces, namelijk: de ICT-afdeling, de inkoper, de jurist en last but not least de leverancier. Daarbij is het gemakkelijk als alle partijen dezelfde taal spreken en dezelfde principes hanteren. Het Handboek ICT-contracten biedt daarvoor een goede basis, want het boek begint met een uitgebreide uitleg over de principes van ICT-contracten, gevolgd door een beschrijving van de wijze waarop ICT-contracten worden afgesloten. Daarmee leggen Arnoud Engelfriet en Steven Ras het fundament voor de rest van het ‘bouwwerk’ Handboek ICT-contracten.
Valkuilen bij traditionele werkwijze van een ICT-contract opstellen
De traditionele inkoper, die eindverantwoordelijk is voor het opstellen van een ICT-contracten, kijkt eerst naar de contracten die hij al in zijn bezit heeft. Hij zal beoordelen of één van deze bestaande contracten in de basis geschikt is voor bewerking. Bij een positief antwoord zal hij beginnen met aanpassen. Afhankelijk van de juridische kennis en ervaring vormt dat een uitdaging voor de meeste inkopers en vergroot dat de kans op fouten. Heeft de inkoper geen geschikt contract, dan is zijn uitdaging nog veel groter.
ICT Inkoopvoorwaarden, ARBIT, ARIV en ARVODI
Al naar gelang beschikbaar zal de inkoper ook gebruik maken van specifieke ICT inkoopvoorwaarden. Als hij bij de overheid werkt, maakt hij gebruik van de Algemene Rijksvoorwaarden bij IT-overeenkomsten 2014 (ARBIT-2014), de Algemene Rijksinkoopvoorwaarden 2014 (ARIV-2014) en de Algemene Rijksvoorwaarden voor het verstrekken van opdrachten tot het verrichten van diensten 2014 (ARVODI-2014). Omdat dit in alle gevallen algemeen opgestelde contractvoorwaarden betreft, zal de inkoper vaak aanvullingen en/of wijzigingen van toepassing moeten verklaren. Geen ideale situatie, omdat een contract daardoor niet prettig leesbaar is, de verwijzingen niet altijd meer kloppen en/of onderwerpen ontbreken omdat ze over het hoofd worden gezien.
Bouwstenen ICT-contract
In de hoofdstukken 3, 4 en 5 werken de auteurs Arnoud Engelfriet en Steven Ras verder aan het bouwen van een goed ICT-contract. Dat begint in hoofdstuk 3 met een uitgebreide behandeling van uitsluitingen en overmacht. ICT is nog een jong vakgebied, waarin veel geëxperimenteerd wordt en mede daardoor is het lastig om fouten te voorkomen. In hoofdstuk 4 behandelen de auteurs daarna de meest voorkomende clausules uit ICT-contracten. Eenendertig in totaal, in heldere taal en zo kort mogelijk uitgewerkt. De clausules vormen de bouwstenen van de meest gebruikte ICT-contracten die hun plek hebben gevonden in hoofdstuk 5. Het boek wordt vervolgens afgesloten in hoofdstuk 6 met een verwijzing naar relevante literatuur en per hoofdstuk gerangschikte en relevante jurisprudentie.
Eindoordeel
Eindelijk een kwalitatief uitstekend, zeer prettig leesbaar en vooral volledig boek over het hoe en waarom van het opstellen van ICT contracten. Je leest het bij wijze van spreken in één keer uit en dat is opmerkelijk voor een juridisch boek. Niet alleen vanwege de gehanteerde schrijfstijl, maar evenzeer vanwege de ongelooflijk grote hoeveelheid praktische inhoud die de beide auteurs in het boek hebben weten te vatten. Het maakt je als ICT-inkoopprofessional bij ieder hoofdstuk nieuwsgierig om verder te lezen. Valt er dan helemaal niets aan te merken op het boek? Nee, op het boek zelf niet, maar een via password toegankelijke internetsite ter ondersteuning van Handboek ICT-contracten zou welkom zijn. Je bent als auteur van de contracten gedwongen de contractclausules over te typen met alle kans op het maken van fouten.
Over Peter Streefkerk
Peter Streefkerk is eigenaar van Respect Inkoopconsultancy. Hij is actief met interim-management, advisering, projectmanagement, training en coaching op het gebied van contractmanagement en inkoop. Hij is auteur van boeken over contractmanagement en inkopen. Met Octavia Siertsema maakt bij een podcast over aanbesteden.
