Portfoliomanagement - Samen strategische keuzes maken

Om relevant te blijven en wendbaar te zijn, moeten organisaties continu het juiste doen en ervoor zorgen dat de gewenste effecten zichtbaar zijn. Kerntaak van portfoliomanagement is om dat te benoemen, faciliteren en monitoren: reflecteren op wat de bedoeling ook alweer is, wat de doelen zijn en op welke manier mensen in de organisatie hier invulling aan geven. Door het geheel te overzien, geeft portfoliomanagement de juiste input aan bestuur en directie, zodat die tijdig kunnen interveniëren en bijsturen. Via overzicht, inzicht en vooruitblik.

Met portfoliomanagement richt je hiervoor diverse processen in. Processen die elkaar raken, en waarbij leerpunten uit het ene proces input vormen voor het andere. Zo ontstaat een continue cirkelbeweging met een lerende aanpak waarbij de organisatie steeds beter leert kiezen en sturen. De investering verdient zich in dat geval in no-time terug.

Hoe implementeer je dit, waar begin je?

De logische volgorde lijkt om te beginnen bij de vraag ‘Wat is de bedoeling?’ (afstemmen op de strategie), vervolgens de vraag ‘Doet de organisatie het juiste?’ (samenstellen portfolio) te beantwoorden en ten slotte te focussen op ‘Voert de organisatie de initiatieven op de juiste manier uit?’ (monitoren en bijsturen). Maar het kan ook anders.

Portfoliomanagement lijkt misschien een lineair proces, maar is dit allerminst. Het risico van de genoemde route is dat je bij aanvang al vastloopt in een omgevingsscan en abstract gedefinieerde doelen en strategie. Of erger: dat je moet vaststellen dat er geen strategie is, dat je strandt in een lange lijst van ‘projecten’ of dat je merkt dat de benodigde informatie niet op orde is – wat vaak het geval is. Deze ‘verlammende factoren’ kun je op verschillende manieren omzeilen. Essentieel daarbij is dat je het stappenplan dat je hanteert afstemt op de situatie en behoeften in de organisatie.

Educatie

In de masterclass portfoliomanagement (PPM), die mijn co-auteur Jan Bloem nu ruim 10 jaar organiseert, en in ons werkveld hebben we veel tips, trucs en modellen verzameld. Daarbij putten we ook uit de (internationale) literatuur op diverse vakgebieden zoals strategie, project- en programmamanagement, agile en veranderkunde. We misten nog een boek waarin alles in samenhang en op een praktijkgerichte, begrijpelijke manier is te lezen. Dat boek hebben we nu zelf geschreven. Voor organisaties die beginnen met portfoliomanagement, maar ook om een naslagwerk te bieden voor als je verdieping zoekt op een onderwerp dat speelt.

Iedereen meekrijgen, maar hoe?

Het meekrijgen van alle betrokkenen in de organisatie is een grote uitdaging bij het implementeren van portfoliomanagement. Er is ook niet één ultieme manier om het in te richten. Hier zat voor ons bij het schrijven een groot deel van de uitdaging. De oplossing daarvoor hebben we gevonden in een stappenplan dat uit een aantal ‘bouwblokken’ bestaat én door een aantal portfoliomanagers uit diverse organisaties te vragen om hun casus in te brengen in het boek – en op die manier de diversiteit van het vakgebied een plek te geven. We hebben er ook een extra dimensie aan toegevoegd door de wakkerliggers van bestuurders en portfoliomanagers te duiden bij de verschillende stappen. Het gesprek daarover voeren met die stakeholders in het werkveld was leuk en waardevol en leverde ons nieuwe inzichten op.

Met ons boek Portfoliomanagement willen we lezers vooral inspireren om zo snel mogelijk te beginnen, en vervolgens verder te ontwikkelen en verbeteren, zodat de organisatie steeds beter wordt in samen strategische keuzes maken.