1. Maak van je inbox een takenlijst
Veel mensen gebruiken hun inbox al als een takenlijst, maar gebruiken daarnaast nog allerlei lijstjes, apps of notitieblokken om de taken overzichtelijk te houden. Echter, hoe meer lijstjes je hebt, hoe moeilijker het wordt om prioriteiten te stellen. De realiteit toont dat alleen die taken in je inbox aandacht krijgen. De oplossing: stuur een mail aan jezelf als je een nieuwe taak wilt aanmaken en zorg zo voor overzicht!
2. Organiseer je e-mails direct
Vanaf nu is je inbox een plek die alleen bezocht wordt voor lezen, beslissen en verwerken. Begin bovenaan en indien iets in twee minuten uitgevoerd kan worden, doe je het meteen. Zo niet, verplaats je de mail naar een map voor kortetermijntaken, voor actie later of zet je hem in de wacht tot je een reactie terug krijgt. Voor je het weet is je inbox leeg en kun je je aandacht richten op de taken die ertoe doen.
3. Zet je notificaties uit
E-mailnotificaties werken ontzettend afleidend en dat gaat ten koste van je productiviteit. Zorg dus dat je geen afleiding hebt en werk met een ‘clean desk’. Zet je programma’s in ‘full screen’ zodat je geen afleidende windows ziet. Zet daarbij ook alle notificaties uit, behalve apps van urgente aard (zoals gemiste oproepen, sms en betaald parkeren). Zet je telefoon op vliegtuigmodus bij hoge concentratie.
4. Gebruik de zoekfunctie
Investeer tijd in hoe je goed kunt zoeken in je mappen en merk al snel hoeveel tijd dit oplevert. Tip: gebruik de informatie de je voor handen hebt. Soms weet je de afzender niet, maar bijvoorbeeld wel wie er in de cc stond. Laat het bovendien nooit bij één woord, maar gebruik meerdere zoektermen.
5. Urgente mails bestaan niet
Dat klinkt vreemd, maar dat is het niet. De enige uitzondering zijn mails naar teammailboxen waar meerdere mensen de urgentie bewaren. In andere gevallen is het beter om te bellen of naar je collega te lopen, niet om te mailen. En als urgente mails niet bestaan, hoef je dus ook niet steeds je inbox te checken.
6. Beheers je tools
Hoe ga je om met MB’s, de zoekfunctie, je agenda, gedeelde mailboxen en vooral: sneltoetsen? Op het moment dat je je afvraagt of iets sneller kan, is dat meestal ook zo. Investeer tijd in het uitzoeken van deze tools op internet en geniet elke dag van de behaalde resultaten!
7. Train je hersens
Hoeveel tijd moet je investeren in het weggooien, organiseren en archiveren van je e-mails? Met het enorme aantal mails dat we tegenwoordig ontvangen moet je streng zijn bij het beantwoorden van dit soort vragen. Ontwikkel een eenvoudig en sterk ‘vertrouwenssysteem’ die je hersens leren hoe om te gaan met verschillende prioriteiten. Leer jezelf het gebruik van sneltoetsen aan en bespaar tijd!
8. Ontwerp je vertrouwenssysteem
Een vertrouwenssysteem is een combinatie van bronnen die je gebruikt waarmee je beslissingen kunt nemen, zoals notities, e-mail en apps. Het is handig om te weten waar je je informatie bewaart en hoe je het kunt doorzoeken. Zo kun je bijvoorbeeld je inbox gebruiken als startpunt van alle input waaruit je vervolgens die input verdeelt over je actiemappen of doorstuurt naar een app waar je mee werkt (bijvoorbeeld Trello of Evernote). Notitieblokken zijn handig, maar alleen als je je krabbels na de vergadering direct in je inbox zet. Zo behoud je het overzicht en ben je in no-time een speedmailer!
In Speedmailen lees je meer tips en 5 stappen om je e-mails snel en efficiënt managen.
Richard Wolfe heeft een passie voor het zoeken naar slimme methodes om technologie vóór ons te laten werken, in plaats van tegen ons. Hij is trainer en oprichter van Email Handyman. Daarnaast is hij ontwikkelaar van de populaire productiviteitsapp Braintoss. Wolfe is de auteur van Speedmailen.
