‘De tijd is rijp voor Slow IT’

Ron Tolido is Chief Technology Officer Continental Europe & Asia Pacific bij Capgemini. Hij zit al jaren in de IT. Maar de laatste tijd mag hij op zaterdag graag met een groen schort voor meewerken in de delicatessenwinkel van zijn vriendin in Voorburg. Hij gaat met de klanten in gesprek over iets dat hem mateloos boeit: de cultuur van aandacht en kwaliteit die hoort bij slow food. Carl Honoré’s bestseller ‘In Praise of Slow’ bracht hem op het idee om het slow-concept te vertalen naar zijn eigen branche. Als alles goed gaat komt over een paar maanden zijn nieuwe boek uit: ‘Slow IT – the Art of Careful Technology’, een pleidooi voor een meer zorgvuldige, doorvoelde toepassing van IT. ‘Het is een reactie op de schrikachtige ADHD-stijl die je nu vaak in de automatisering tegenkomt. Ik ben natuurlijk medeaanstichter van alle drukdoenerij, ik ben sinds jaar en dag een ‘speedy ‘technologie-evangelist. Maar ook hier geldt dat je van diep moet komen om vol overtuiging een andere leer te kunnen brengen.’ Geen enkele grote verandering in het bedrijfsleven kan het doen zonder ondersteuning van IT. ‘Maar laten we veel beter nadenken over wat we doen, overigens zonder de flexibiliteit op te geven die in deze tijd gevraagd wordt.’

Obesitas

Die nieuwe, aandachtige kijk is volgens Ron Tolido broodnodig omdat er zo’n berg aan innovaties op organisaties afkomt dat ze er uiterst hijgerig en haastig van worden. ‘In het woud van nieuwe mogelijkheden en hypes moeten ze hun weg zien te vinden. "We proberen dit, we proberen dat", klinkt het. Ze moeten van alles van zichzelf om maar niet de boot te missen, zonder de essentie te doorvoelen van wat technologie kan betekenen voor hun bedrijfsprocessen.’ De Capgemini-CTO was pas nog in gesprek met een grote retailorganisatie, die een goede online strategie wil bepalen en wil bekijken hoe nieuwigheden als Twitter, Hyves en de Smartphone gebruikt kunnen worden om met klanten in contact te komen. ‘Het is goed om daar echt bij stil te staan. ‘Slow down’, het is – zeker in deze tijden van recessie – hard nodig om een balans te vinden tussen goed doordachte systemen en ad hoc oplossingen om even snel een brandje te blussen.’

Tolido ziet dat bedrijven bovendien vaak vast zitten in hun bestaande IT. De infrastructuur is steeds dikker geworden. ‘Het lijkt haast op obesitas. Organisaties zijn vooral bezig om die logge, steeds maar weer uitgebouwde systemen in de lucht te houden, zonder na te denken wat het doel ook weer was.’ Combineer dat onvermogen om afstand te nemen met de angst om hypes te missen, en de brij is compleet. IT-dienstverleners moeten de hand ook in eigen boezem steken, want zij zijn evengoed onderdeel van het hele circus. ‘Hier en daar zie je bedrijven opstaan die de ommekeer durven te maken, die het lef hebben af te rekenen met oude ballast om een schoon speelveld te creëren. Een telecombedrijf met zo’n drieduizend verschillende systemen moest een grote wending maken om te overleven in de markt en wist het aantal applicaties tot enkele tientallen terug te brengen. Bepaald geen kwestie van snel even de kaasschaaf eroverheen, de klassieke Pavlovreactie bij veel bedrijven in tijden van crisis. Nee, ze hebben echt gekeken hoe het fundamenteel anders kon. Slow IT dus, met liefde en aandacht kijken naar waar je mee bezig bent.’

Watervalmethode

Tolido draagt dat denken steeds weer uit, ook binnen zijn eigen bedrijf. ‘Mensen vinden het een charmant idee. Het legt een stevig, flexibel fundament in een hypersnelle wereld en dat maakt het werken juist prettiger en efficiënter.’ Capgemini heeft overigens al langer zogeheten ‘Accelerated Solution Centres ‘in de hele wereld. Dat is slow IT van de zuiverste soort, stelt Tolido. Klanten sluiten zich één tot drie dagen van ‘s morgens acht tot ‘s avonds acht op met consultants en specialisten van Capgemini. Ze focussen op bijvoorbeeld het oplossen van een complex IT-probleem, het ontwikkelen van een compleet nieuwe IT-strategie of het vastleggen van een optimale architectuur. ‘Stel je een soort peuterspeelzaal voor. Alles is erop gericht om te onthechten. We staan niet toe dat mensen tussentijds weglopen met hun Blackberry’s.’ Van te voren vinden klanten dat afgesloten zijn van de buitenwereld soms heel ongemakkelijk. ‘Maar het kán, het werkt. Bedrijven blijken de zorgvuldigheid op te kunnen brengen om een paar dagen lang met hun beste mensen over hun IT-strategie en -fundamenten na te denken.’ Een heel andere aanpak dan maar willekeurig, snel aan het zoveelste IT-project beginnen.

Bij het concreet bouwen van nieuwe systemen op slow-wijze komt ‘agile ‘IT om de hoek kijken. Agile staat voor lenig, lichtvoetig en behendig. Het is de grote tegenhanger van de zogenaamde watervalmethode die nog immer de boventoon voert in de automatiseringswereld. Bij die watervalmethode wordt alles wat maar mogelijk is aan eisen en stappen vastgelegd bij de start. De informatieanalisten, technisch ontwerpers, programmeurs, testers en andere specialisten werken netjes na elkaar hun deel af. Maar bijna elke overgang veroorzaakt ruis en tussentijdse veranderingen kunnen moeilijk meegenomen worden. Aan het eind krijgt de klant pas goed te zien wat er ontwikkeld is. ‘Het is arrogant om te denken dat je bij de start al precies kunt aangeven wat nodig is en eenvoudigweg een lijvig boekwerk met specificaties over de muur kunt gooien’, zegt Tolido.

Vier principes

Tolido schreef rond de eeuwwisseling het boek ‘Iterative Application Development’. Rond diezelfde tijd kwam een aantal agile-adepten in Amerika met hun Agile Manifesto en inmiddels zijn er vele methoden met klinkende namen als Scrum, Crystal Clear, Extreme Programming, Adaptive Software Development, Feature Driven Development en de Dynamic Systems Development Method. Al die methoden hebben vier principes gemeen: ze verkiezen een stevig persoonlijk contact tussen alle mogelijke partijen boven zwaar opgetuigde processen. Ze vinden het belangrijker om tussentijds steeds weer delen werkende software aan de klant te laten zien dan om alles tot op de punt en komma vast te leggen in stapels documenten. Vertrouwen komt in de plaats van oneindige contractonderhandelingen. En het continu inspelen op veranderingen is een must. Morgen is alles weer anders in de wereld: een IT-project dat exact oplevert wat er in de oorspronkelijke eisen staat, hoeft nog niet geslaagd te zijn. Bouw niet wat de klant vraagt, maar wat hij nodig heeft, is het motto. Zonder poespas en zonder features die in de praktijk toch nooit gebruikt worden. En veel van de behoeftes worden pas gaandeweg duidelijk.

‘We komen er steeds meer achter dat het schrijven van goede ‘requirements’ vooraf heel moeilijk is’, zegt Dennis Joosten, manager van het professional development center van IT-dienstverlener Info Support in Veenendaal. Info Support heeft onder de naam Endeavour een eigen softwareontwikkelstraat ontwikkeld om (agile) processen soepeler en beter te laten verlopen. ‘Het is wat Johan Cruijff zegt: "Je gaat het pas zien, als je het door hebt." Je kunt uitgebreid vragen aan de klant wat hij wil en dat allemaal opschrijven, maar vaak weet hij het ook nog niet exact. Klanten kennen de mogelijkheden en de impact op hun bedrijfsvoering onvoldoende. Ze zien het beter als ze een werkend stuk software voorgeschoteld krijgen.’

Miniatuurprojecten

Om gaandeweg de rit te kunnen bijsturen wordt gewerkt in korte, overzichtelijke perioden, de iteraties. Eigenlijk miniatuurprojecten op zich – vaak van een week of drie – waarbij een multidisciplinair team een werkend en getest stuk software oplevert. De klant praat mee en kan steeds duidelijker aangeven wat hij wil. ‘De oorspronkelijke doelen worden goed in het oog gehouden, maar er kan wel voortdurend bijgesteld worden’, zegt Sandra Warmolts van Warmolts projectmanagement in het Groningse Meeden. Ze heeft zich nooit thuis gevoeld in watervalachtige processen met strikte scheiding tussen disciplines en ellenlange trajecten van ontwerpen, bouwen en testen, voordat er eindelijk iets bruikbaars gepresenteerd kon worden aan de klant. Ze werkt op dit moment als projectleider bij de Informatie Beheer Groep in Groningen, uitvoerder van wetten en regelingen voor het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. De IB Groep heeft haar gevraagd om het zogenaamde Rational Unified Process (RUP) te introduceren. Warmolts: ‘RUP is een iteratief proces voor de ontwikkeling van software, een beetje tussen agile en waterval in. Het management staat zeer open voor zo’n nieuwe aanpak.’

De IB Groep is juist ook met deze andere aanpak begonnen om de keuze te hebben tussen veel of minder gebruikersinbreng. Zij heeft recentelijk met een grote groep klanten, waaronder veel scholen, een nieuw zakelijk portaal ontwikkeld. ‘Het was voor het eerst dat ze konden meepraten en meekijken, en ze zijn blij met het resultaat.’ Van de 250 ICT-medewerkers van de IB Groep is inmiddels al zo’n twintig procent bij deze nieuwe projectvormen betrokken. Warmolts: ‘Ik heb mensen in mijn team zitten die twintig jaar hier werken en die zeggen: "Nu zie ik pas echt voor wie we het doen en hoor ik direct wat gebruikers ervan vinden."‘

Inmiddels werkt de IB Groep aan een nieuw IT-systeem voor de studiefinanciering en dat gebeurt deels agile, vooral waar het de compleet nieuwe stukken betreft. Dat is een uitdaging, zegt Warmolts. ‘Een valkuil is toch een snelle terugval naar oude gewoonten. Je moet continu scherp blijven. "Misschien moeten we toch maar eerst het ontwerp uitgebreid uitspecificeren", hoor je dan. Daar moet je erg voor waken. Anders haken de gebruikers ook af, want die hebben toch al genoeg te doen. "ICT beslist blijkbaar weer", kunnen ze denken. Het vraagt een enorm energieniveau om iedereen bij de les te houden.’

Verwachtingsmanagement

‘Bij de klant moeten mensen beschikbaar zijn om te ‘sparren ‘en tussentijds beslissingen te nemen. Als een klant niet te veel betrokkenheid wil of niet wil delegeren, moet je niet voor deze aanpak kiezen’, zegt technisch projectleider Mark Giesen van IT-dienstverlener Atos Origin. ‘Als die deskundige stakeholder niet voorhanden is, moet je het niet willen. Voor projecten waarbij de specificaties volledig vastliggen, is helemaal niets mis met de oude manier van beschrijven, bouwen, testen en opleveren.’

Giesen onderschrijft de vier agile grondregels van harte: ‘In de meest extreme vorm zet je de eindgebruiker en ontwikkelaar naast elkaar. De één begint te vertellen, de ander begint te bedenken, en aan het eind van de middag ligt er bij wijze van spreken al wat. Dat is heel wendbaar. Je hebt volledige eer van je werk als ontwikkelaar. Het geeft veel voldoening.’ Binnen Atos Origin wordt al langer met onder meer Scrum, XP en Dynamic Systems Development Method gewerkt. Atos Origin biedt haar klanten YASS!, Your Agile Software Solution, die afhankelijk van de vraag van de klant kan beginnen met een introductie en kan uitgroeien tot een kant-en-klare en bemande agile ontwikkelstraat op locatie van de klant.

De agile manier van werken is op zich dus niet nieuw, maar op dit moment in de IT-wereld wel erg hip. Een beetje IT-dienstverlener heeft het in zijn assortiment.

‘De agile aanpak is zeker niet makkelijker dan de watervalmethode’, waarschuwt Giesen. ‘Het vereist juist meer discipline en professionaliteit om succesvol om te kunnen gaan met de verkregen vrijheden. Als je vol goede wil en onderling vertrouwen met elkaar aan tafel gaat zitten, komt er niet automatisch iets moois. Er moet eerst bedacht worden wat er nodig is. Dat hoeft niet allemaal op papier, maar er hoort wel degelijk een duidelijk proces bij.’ Het vraagt veel aandacht om steeds die vertrouwensrelatie met de klant goed te houden terwijl die klant telkens met nieuwe wensen komt. ‘Verwachtingsmanagement is heel belangrijk. De klant is medeverantwoordelijk voor een goed verloop. Dat was hij voorheen ook, maar toen was de interactie minder intens en had hij vaak maanden- of jarenlang weinig omkijken naar een project.’ In een watervalproject voelt niemand de eerste tijd zware druk, want er is nog alle tijd en het komt wel goed. In de tweede helft wordt het vaak ineens sprinten. ‘Bij iteraties van een paar weken kan er vanaf het begin nooit gelanterfant worden. Het vraagt continu snelheid. Tegelijkertijd moet het een haalbare snelheid zijn, wil iedereen het kunnen volhouden.’

Lekker stoofpotje

Agile IT kent véél vormen en biedt veel ruimte, maar moet niet doorschieten in een ongedisciplineerde bende van ‘laten we eens iets proberen en kijken of het werkt’, benadrukken Tolido, Warmolts, Joosten en Giesen alle vier. Dan verval je in ‘cowboy coding’ zoals dat in de branche zo mooi heet. De iteratieve manier van werken vraagt net zo goed een goede documentatie en vooral ook veel discipline om steeds weer tussenproducten op te leveren. Tolido: ‘Pas op dat het geen gejaagde ‘Just-do-it-’manier van ontwikkelen wordt. "Ach joh, die klant weet toch niet wat hij wil, morgen is het weer anders, dus we bouwen lekker wat sappigs en dan mag de klant weer even zeggen wat hij anders wil." Dan wordt het een alibi om niet meer na te hoeven denken. Het hele idee is juist om veel intensiever door te dringen tot de kern, tot wat er werkelijk nodig is. Je wilt heel diep onder de huid van de klant kruipen.’ Om in slow-foodtermen te blijven: ‘Het is een lekker stoofpotje waarbij je elke keer weer even die deksel samen optilt om te kijken of het goed gaat, en zo nodig wat extra kruiden of geheel nieuwe ingrediënten toevoegt.’

Binnen de IB Groep wordt nu per project gekeken of het geschikt is voor een agile aanpak met veel gebruikersinbreng of niet. Ook Atos Origin, Capgemini en Info Support kijken steeds nauwgezet of een project gebaat is bij deze manier van werken. Bij een grote Europese aanbesteding van de overheid, waarin alles bij de start tot in detail vastgelegd moet worden, is agile bijvoorbeeld niet handig. Joosten van Info Support: ‘Ik vind het ideaal bij een klant die een redelijk innovatief project wil starten, waarbij misschien wel een duidelijke visie op tafel ligt, maar nog niet alles is uitgekristalliseerd. De neuzen staan globaal dezelfde kant op, maar er zijn nog wel veel blinde vlekken. Dan kies ik graag voor die kortcyclische aanpak.’ Joosten noemt het voorbeeld van een levensverzekeraar met een sterk verouderde informatiehuishouding. Het bedrijf had veel ideeën voor innovatieve verzekeringsproducten maar dat vroeg om nieuwe, stevig ondersteunende technologie. ‘We konden na de eerste verkenningen snel wat werkende software laten zien. De IT-managers kregen een beter beeld en de businessmensen zagen ineens allerlei éxtra marktkansen. De kwartjes vielen door die concrete voorbeelden. Dat effect had je bij een klassiek traject nooit bereikt.’

Geen aardverschuiving

Sandra Warmolts vraagt zich overigens oprecht af waarom klanten na alle IT-blunders en -ellende van de afgelopen decennia niet vaker luid en duidelijk roepen dat het anders moet. ‘Waarom laten die organisaties zo met zich sollen in klassieke IT-projecten en wachten ze lijdzaam af waarmee de IT’ers komen?’ Desondanks zien zowel Tolido als Warmolts, Joosten en Giesen geen aardverschuiving richting de agile aanpak. Warmolts. ‘Er wordt véél over gepraat en ik word vaak gevraagd voor presentaties. Organisaties doen wat pogingen, maar vinden het lastig om hun manier van werken compleet om te gooien. Ze hebben de deskundigheid niet in huis of proberen een klein stukje uit en dat mislukt dan. Want het is wel of niet, een beetje agile doen gaat moeilijk.’ Mark Giesen van Atos Origin: ‘Google doet alles agile, ook bij Nokia zit het in de genen. Het kost een aantal jaren voordat het echt gedragen wordt binnen een organisatie. Als de directeur van een willekeurige grote organisatie opeens zou roepen dat voortaan álles agile aangepakt moet worden, zou dat waarschijnlijk niet meteen werken.’

Inmiddels hebben duizenden mensen over de hele wereld het Agile Manifesto ondertekend. Agile is mooi, maar het heeft de IT-wereld niet compleet op zijn kop gezet. Giesen: ‘Veel IT’ers, onder wie ik zelf, willen niet anders meer. Het samen aan iets bouwen is leuk en bevredigend. We weten beter waarvoor we het doen en we weten dat wat we bouwen ook echt gebruikt gaat worden. Maar het is geen ‘silver bullet’ met gegarandeerd succes.’