‘Werknemers hebben vaak meer vrijheid dan ze beseffen’

Waarom zwermen spreeuwen eigenlijk?

Voordat spreeuwen gaan rusten voor de nacht, verkennen ze eerst hoe de omgeving eruitziet. Dat doen ze in een groep, waarbij iedere vogel tegelijkertijd zeven andere in de gaten houdt. Zodra er in het blikveld iets gebeurt en één spreeuw van richting verandert, kan op die manier de hele zwerm razendsnel meebewegen, waardoor je die mooie patronen krijgt. En omdat ze met zoveel zijn, weten ze tegelijkertijd roofvogels af te schrikken. Eén spreeuw is een lekker hapje, een hele zwerm is intimiderend.

Wat kunnen organisaties daarvan leren?

Het mooie aan zo’n wolk is dat de spreeuwen de flexibiliteit hebben om gezamenlijk de richting te bepalen. Bovendien zijn ze niet alleen volkomen autonoom, maar ook volledig gelijkwaardig aan elkaar, omdat ze allemaal dezelfde taak hebben. Dat maakt van een spreeuwenzwerm een metafoor die je heel goed kunt toepassen op veranderprocessen. Die worden in de meeste organisaties van bovenaf bepaald, wat vervolgens tot problemen leidt omdat de eerste reactie op de werkvloer vaak is: daar gáán we weer. Maar naarmate mensen de regie krijgen en invloed op het proces kunnen uitoefenen, zie je dat niet alleen de weerstand vermindert, maar dat ze ook beter meebewegen met wat nodig is.

Hoe verhoudt zich dat tot leiderschap? Je wilt als manager toch de richting bepalen.

Er is niets op tegen om een veranderproces te beginnen vanuit een visie van bovenaf. Het punt is alleen dat daar vaak al een volledig plan aan vastzit, met een uitwerking die vooraf ook al precies is bepaald. Mensen vinden het niet erg om te veranderen, maar om veranderd te wórden. Als je ze van de ene transformatie naar de andere drijft zonder ze ook maar enige invloed te geven, dan worden ze ofwel ziek of ze vertrekken. Vandaar dat ik ervoor pleit om de voorwaarden te scheppen voor persoonlijk leiderschap, zodat mensen je visie naar eigen inzicht kunnen uitvoeren en daarmee ook een mate van eigenaarschap van het veranderproces krijgen. Daarmee maak je de verandering ook duurzamer en meer verankerd in de dagelijkse processen.

Er is in de natuur ook zoiets als het vlindereffect, waarbij een vleugelslag in Afrika een orkaan in Zuid-Amerika kan ontketenen. Hoe groot is de kans dat het creëren van een spreeuwenzwerm een totaal onverwachte uitkomst heeft?

Dat is inderdaad de angst bij veel organisaties: dat ze iets in beweging zetten waar ze geen grip op hebben, waardoor de gevolgen niet te overzien zijn. Maar in mijn beleving verloopt ieder veranderproces sowieso al anders dan je gepland hebt, ongeacht de controle die je erop uitoefent. En omdat het bijna altijd een gedragsverandering vereist, is het essentieel om je aan te sluiten bij de waarden en overtuigingen van je medewerkers. Natuurlijk is er altijd een zekere mate van regie vanuit het management nodig, maar die richt zich niet zozeer op waar je naartoe wilt, alswel op het geven van rugwind en het verwijderen van obstakels.

Hoe gaat het creëren van een spreeuwenzwerm concreet in zijn werk?

Ik ben momenteel betrokken bij een groot project van een aantal zorgorganisaties dat meer met informele zorgverleners wil samenwerken. Dat klinkt misschien logisch, want van oudsher was er altijd al een rol weggelegd voor de mantelzorger. Maar de laatste jaren is het systeem zo ingericht dat zodra de patiënt in een zorgorganisatie gaat wonen, de professionals het volledig overnemen van familie en geliefden. We kijken nu op teamniveau naar wat de afzonderlijke leden in hun specifieke werksituatie nodig zouden hebben om die samenwerking weer te kunnen herstellen, want die vertaalslag is in elke context weer anders. Het idee is dat die zorgverleners vervolgens zelf ook een aantal mensen uit bijvoorbeeld aangrenzende teams om zich heen verzamelen die ze in dat proces kunnen betrekken. Wat helemaal niet zoveel voeten in de aarde hoeft te hebben. Mensen denken vaak dat ze de enige zijn die meer autonoom willen werken. Dan is het al een hele openbaring als ze zien dat andere collega’s dat ook willen.

Hoeveel bewegingsvrijheid moet je je mensen geven?

Hoe minder je in een veranderproces stuurt op controle en beheersing, hoe groter de kans dat zo’n spreeuwenzwerm ook daadwerkelijk gaat vliegen. Dat is ook een kwestie van lef hebben en vraagt soms om creatieve oplossingen, maar hoeft helemaal niet baanbrekend te zijn. Je zou bijvoorbeeld een team de mogelijkheid kunnen geven om binnen bepaalde kaders zelf te besluiten hoe ze de verandering willen vormgeven. Wat voor afspraken maken we met familie en naasten, bijvoorbeeld, of hoe richten we de gezamenlijke ruimte in zodat het makkelijker wordt om elkaar te ontmoeten? Overigens hebben werknemers zelf ook al meer bewegingsvrijheid dan ze vaak beseffen. Als het gaat om veranderkracht, denken mensen al gauw in termen van bezwaren, omdat het ze ontbreekt aan bijvoorbeeld een budget of toestemming. Maar er is in je eigen invloedssfeer altijd vijftien procent aan dingen die je ook zonder die middelen kunt doen, al was het maar het gesprek met iemand aangaan.

Een spreeuwenzwerm kan alleen functioneren als iedereen meedoet. Hoe voorkom je botsingen met dwarsliggers?

Weerstand is in mijn ervaring altijd een cadeautje. Al was het maar omdat daar vaak waardevolle informatie in besloten ligt, want wat maakt het nou precies dat iemand zich verzet en wat zou er in het proces moeten veranderen om die persoon mee te krijgen? Weerstand komt vaak voort uit betrokkenheid of omdat iemand zich niet gehoord of gezien voelt. Als je door het gesprek aan te gaan zo iemand de ruimte kan bieden om ook zijn of haar eigen dingen in te brengen, dan smelt dat verzet als sneeuw voor de zon. En blijkt die dwarsligger ineens de grootste ambassadeur voor je veranderproces te zijn.