De aflevering 'Time Management' uit de audioreeks 'De Management Toolbox' is hierbij een praktisch en niet-tijdrovend hulpmiddel. Na een algemene introductie over tijdsbeleving en enige verrassende 'facts and figures', komt deze toegankelijke audio-cd tot werkbare definities en omschrijvingen. Via experts zoals Koch, Allen, generaal Eisenhower en Stephen Covey, worden min of meer bekende time-managementlessen behandeld, zoals het 80/20-principe, verschillen tussen urgente en belangrijke taken, en tussen interne en externe 'tijdverslinders'. Wellicht is dit allemaal al bekend, maar toch is het goed om er weer eens even bij stil te staan, zodat we deze principes kunnen toepassen op alle beslissingen wat we met onze tijd te doen, en daarmee ons gebruik van tijd kunnen helpen verbeteren. Er zijn ook nieuwere inzichten, zoals de wet van bioritmen. Ons energieniveau is meestal 's ochtends het hoogst, en daarom het meest geschikt om ingewikkelde problemen aan te pakken of moeilijke vergaderingen te beleggen die veel concentratie vergen. Vaak echter beginnen we 's ochtends met het langzaam op gang komen via het lezen van e-mails en de post en het 'bijkletsen' met de collega's. Sociaal belangrijk en prettig, maar voor we het weten zijn energie en tijd 'weggelekt' en lukt het ons niet onze doelen voor die dag te bereiken. Vooral de werking van de menselijke geest in relatie tot tijd, gebaseerd op het boek van David Allen, levert nieuw inzicht op in hoe we met tijd om zouden moeten gaan. Via de theorie van bijvoorbeeld de 'open lussen' wordt duidelijk dat wanneer we te veel dingen tegelijkertijd starten zonder deze stapsgewijs af te ronden, we in ons onderbewuste onnodige onrust creëren. Niet afgemaakte taken blijven aan 'knagen' en verhinderen zo dat we op het einde van de dag iets echt afgerond krijgen. Met als gevolg dat de tijd tegen ons werkt in plaats van met ons mee. Dit roept meteen de belangrijke vraag op waarom wij bijvoorbeeld zoveel tegelijkertijd willen beginnen. Hebben we het echt zo druk? Of zijn we bezig ons onbewust te bewijzen voor onszelf of voor anderen? Of zijn we wellicht wat onzeker over de haalbaarheid van ingezette acties en 'hoppen' we daarom weer snel naar een andere actie? Met dergelijke inzichten en vragen, ondersteund door een veelheid aan praktische tips, raakt deze audio-cd de kern van time management. Goede managers zijn per definitie goede time managers. Ze laten de tijd in hun voordeel werken door gebruik te maken van ritmen, cycli en door het slim plannen van doelen, taken, talenten en middelen. Eigenlijk blijkt time management daarmee vooral zelfmanagement te zijn, dus het vergroten van de eigen invloedsfeer. En dat is volgens velen toch de eerste eigenschap van goede managers en leiders, mensen die in alle omstandigheden vooral hun eigen lot willen (bij)sturen.
Over Sebastiaan Aghina
Sebastiaan Aghina (filosoof) is programmamanager bij het BlomBerg Instituut. Deze organisatie initieert en organiseert innovatieve conferenties en debatcycli voor én tussen de publieke en private sector.
