Veel organisaties bestaan uit slimme mensen met goede bedoelingen. Toch lopen bedrijven regelmatig vast in interne conflicten, trage besluitvorming en moeizame samenwerking tussen afdelingen. Verkoop wil sneller leveren, productie wil rust en efficiëntie, finance wil kosten besparen en IT probeert alles technisch werkbaar te houden. Hoewel iedereen handelt in het belang van de organisatie, ontstaat in de praktijk vaak verdeeldheid. Volgens De Alignmentpuzzel (vernieuwde editie) ligt de oorzaak daarvan meestal niet bij medewerkers, maar bij de manier waarop organisaties zijn ingericht.
Hans Veltman, Jacques Adriaansen, Peter Morren en Rob Kwikkers betogen dat veel organisaties onvoldoende samenhang hebben tussen strategie, processen, besturing en informatievoorziening. Daardoor ontstaan bedrijven die meer op losse eilandjes lijken dan op één samenhangend geheel.
Wat is alignment?
Alignment betekent dat alle onderdelen van een organisatie in dezelfde richting werken. Strategie, processen, organisatiestructuur, besturing en informatievoorziening moeten op elkaar aansluiten. Op de website bij het boek wordt alignment omschreven als:
‘gezamenlijk en in verbondenheid werken aan een doel.’
Volgens de auteurs ontbreekt die verbondenheid in veel organisaties. Afdelingen ontwikkelen hun eigen doelen, systemen en belangen. Een vraag uit het boek vat dat treffend samen:
‘Waarom lijken je collega’s soms bij een heel ander bedrijf te werken?’
Problemen zitten vaak in het systeem
Een van de kernboodschappen van het boek is dat organisatieproblemen meestal niet voortkomen uit onwil of slechte communicatie, maar uit de inrichting van het systeem waarin mensen werken. Wanneer processen of sturing niet goed zijn georganiseerd, richten medewerkers zich vanzelf op het optimaliseren van hun eigen afdeling. Dat gaat vaak ten koste van het gezamenlijke resultaat.
Volgens de auteurs leidt dat tot verschijnselen als eilandjescultuur, inefficiëntie, interne conflicten en trage besluitvorming. De oorzaak ligt volgens hen in organisaties die zijn ontworpen vanuit functies en afdelingen, in plaats van vanuit het proces waarmee waarde voor klanten wordt gecreëerd.
JJ-Bicycles als rode draad
Om die gedachte te illustreren gebruiken de auteurs de fictieve fietsenfabriek JJ-Bicycles. Het bedrijf wil groeien en kiest voor een ambitieuzere commerciële strategie. Sales probeert sneller op klantvragen in te spelen, terwijl productie, planning en logistiek daar niet op zijn ingericht. Het gevolg: leverproblemen, voorraadproblemen en spanningen tussen afdelingen.
De casus maakt duidelijk dat een strategie alleen succesvol kan zijn wanneer de rest van de organisatie meebeweegt. Verandert één onderdeel zonder de andere aan te passen, dan raakt het geheel uit balans.
Ontwerpen vanuit processen
Een belangrijk uitgangspunt van het boek is dat organisaties moeten worden ingericht vanuit processen in plaats van vanuit afdelingen. Bedrijven zouden volgens de auteurs moeten kijken naar de volledige route van klantvraag tot levering.
‘Ontwerp een bedrijf vanuit het primaire proces, niet vanuit de functies.’
Door te denken vanuit het totale proces wordt samenwerking bevorderd en blijft het gezamenlijke resultaat centraal staan.
Sturen op het geheel
De auteurs zijn kritisch op organisaties die sterk sturen op individuele KPI's en afdelingsresultaten. Daardoor ontstaan tegenstrijdige belangen. Productie streeft naar maximale efficiëntie, sales naar maximale flexibiliteit en finance naar kostenbeheersing. Op zichzelf zijn die doelen logisch, maar samen kunnen ze botsen.
Daarom pleiten de auteurs voor:
‘Sturen op alignment en collectieve prestatie.’
De nadruk verschuift dan van afdelingssucces naar het resultaat van de organisatie als geheel.
Informatie als verbindende factor
Ook informatiesystemen spelen volgens de auteurs een cruciale rol. Wanneer afdelingen verschillende gegevens gebruiken of systemen onvoldoende op elkaar aansluiten, ontstaan misverstanden en vertragingen. IT is daarom geen ondersteunende bijzaak, maar een essentieel onderdeel van een goed functionerende organisatie. Goede informatievoorziening zorgt ervoor dat medewerkers vanuit hetzelfde beeld kunnen samenwerken.
Oordeel
De Alignmentpuzzel combineert organisatiekunde, procesdenken, supply chain management, besturing en informatievoorziening tot één samenhangend model. De auteurs maken hun ideeën concreet met herkenbare voorbeelden en de doorlopende casus van JJ-Bicycles.
De centrale boodschap is helder: veel organisatieproblemen ontstaan niet door de mensen in de organisatie, maar door een gebrek aan samenhang tussen strategie, processen, besturing en informatie. Wie wil begrijpen waarom organisaties ondanks goede intenties toch langs elkaar heen werken, vindt in De Alignmentpuzzel een gestructureerde verklaring en een pleidooi voor meer samenhang.
Over Patrick Petersen
Markant spreker, consult en docent Patrick Petersen RDM MA MSc is een ervaren senior digital (AI-)marketing en tech-ondernemer, spreker en docent (aan onder andere Nyenrode Business University, SRM, NIMA, Beeckestijn Business School en EURib) die het nuchtere ‘lachen en leren’ combineert in zijn inspirerende optredens, prijswinnende boeken en energieke lessen.