71% van de ondervraagden uit het eerder genoemde onderzoek denkt dat een eerste winst al te behalen is door een betere voorbereiding. Wat is het doel van de vergadering? Moet er een beslissing genomen worden of is het meer informatief? Hoe ziet de agenda eruit? Het is handig in de agenda al te melden of er een beslissing genomen moet worden. Welke stukken zijn essentieel - die moeten op tijd worden verstuurd. Een taak voor de secretaris. Het boek Vergaderen moet, maar met mate en goed van Theo Bolleman is een handig hulpmiddel.
Daarnaast noemt 52% een duidelijke taakverdeling. De rol van de voorzitter is essentieel voor het goed verlopen van de vergadering - een rol die niet makkelijk is. Een voorzitter maakt onderscheid tussen de inhoud (waarom zijn we bijeen gekomen), de procedure (welke afspraken gelden voor deze vergadering) en het proces (het verloop van de vergadering). Zij (of hij) houdt in de gaten of een discussie de verkeerde kant op gaat, kapt af wanneer dat nodig is en betrekt de stille deelnemers. Voorzitters kunnen meer vinden in het boek Iets voor de rondvraag? van Natasja Looman.
Het bericht in Intermediair eindigt met de wens vergaderingen te halveren, of te vervangen door telefonische webvergaderingen. Ik vermoed dat wanneer vergaderingen beter voorbereid en geleid worden er vanzelf al minder vergaderingen nodig zijn. Daarnaast zal de voorzitter zich af moeten vragen of de (twee-wekelijkse) vergadering echt nodig is. Telefonische en webvergaderingen schelen reistijd, maar zijn lastig met een grotere groep. Het is ook makkelijk je te "verstoppen", niks te zeggen en ondertussen allerlei andere dingen te doen.
Maar natuurlijk is het ook gewoon leuk elkaar eens in de zoveel tijd te zien. Daarvoor zijn we nu eenmaal sociale beesten. Als we vergaderen nu leuk én nuttig kunnen maken, dat zou ideaal zijn.
Over Pierre Pieterse
Pierre Pieterse was tot februari 2022 hoofdredacteur van Managementboek Magazine.
