Hoe implementeren we systemisch werken om complexe organisatieproblemen aan te pakken?

Er zijn momenten waarop je als manager het gevoel hebt dat je als een hamster in een wiel rent. Je lost probleem A op, maar prompt duikt probleem B op. En net als je denkt dat je grip hebt op de situatie, ontstaat er weer een nieuwe crisis elders in de organisatie. Mensen die met mensen werken komen systeemdynamieken tegen, krachtenvelden die de samenwerking en communicatie onbewust beïnvloeden. Dit herkenbare gevoel wijst vaak op een dieper liggende uitdaging: we proberen complexe organisatieproblemen op te lossen met lineaire methoden die simpelweg niet geschikt zijn voor de werkelijkheid waarin we opereren.

De wereld is veranderd. Organisaties worden geconfronteerd met wat experts 'wicked problems' noemen - complexe vraagstukken zonder eenduidige oorzaken of oplossingen. Klimaatverandering, digitale transformatie, hybride werken, personeelstekorten - het zijn allemaal systemische uitdagingen die niet te vatten zijn met traditionele probleemoplossingsmethoden. Op professionele schaal maar van dezelfde aard heerst er een voortdurende dans tussen wat we zien en wat verborgen blijft, tussen wat gezegd wordt en wat onuitgesproken blijft. Dit subtiele samenspel van dynamieken en onderstromen vormt vaak de kern van de uitdagingen waarmee alle betrokkenen worden geconfronteerd.

Systemisch werken biedt een revolutionaire manier om deze complexiteit te omarmen in plaats van te vermijden. Het vraagt om een fundamenteel andere blik - van symptoombestrijding naar het begrijpen van onderliggende patronen en verbindingen.

Waarom traditionele methoden falen bij complexe problemen

We zijn geconditioneerd om problemen lineair te benaderen: identificeer het probleem, analyseer de oorzaak, bedenk een oplossing, implementeer deze. Deze methode werkt uitstekend voor gecompliceerde maar voorspelbare uitdagingen - zoals het repareren van een machine of het optimaliseren van een proces. Maar bij complexe organisatieproblemen botst deze aanpak op zijn grenzen.

Complexe systemen kenmerken zich door emergentie: het geheel is meer dan de som der delen. Systemisch werk richt zich op het begrijpen van de diepere, vaak verborgen dynamieken binnen organisaties. Het ziet organisaties als levende systemen waarin individuen niet alleen functioneren als afzonderlijke entiteiten, maar ook als onderdeel van een groter geheel. Wanneer je alleen naar de onderdelen kijkt, mis je de cruciale interacties en feedbackloops die het gedrag van het systeem bepalen.

Denk bijvoorbeeld aan een organisatie die kampt met hoog ziekteverzuim. Een traditionele benadering zou zich richten op symptomen: meer preventie, betere arbeidsomstandigheden, strengere controles. Maar vanuit systemisch perspectief zou je onderzoeken welke patronen, cultuuraspekten en onzichtbare dynamieken bijdragen aan dit verzuim. Misschien speelt er angst voor verandering, zijn er onuitgesproken conflicten, of wijst het verzuim op een dieper liggend probleem met zingeving en betrokkenheid.

De fundamenten van systemisch werken begrijpen

Systemisch werken is meer dan een methodiek - het is een manier van kijken die de werkelijkheid in al zijn complexiteit omarmt. Het begrip 'systemisch' verwijst naar de invloed van het grotere geheel op het individu. We leren en ontwikkelen ons van kinds af aan binnen systemische contexten, ieder met een eigen dynamisch krachtenveld. Deze benadering erkent dat organisaties levende systemen zijn, waarin mensen niet alleen functioneren maar ook voortdurend in relatie staan tot elkaar en tot het geheel.

Een systemische blik betekent dat je leert kijken naar patronen in plaats van incidenten, naar relaties in plaats van alleen individuen, naar processen in plaats van alleen uitkomsten. Het vraagt om een diepere nieuwsgierigheid: wat speelt er werkelijk? Welke onzichtbare krachten beïnvloeden het gedrag? Systemisch gezien zijn organisatie- of teamproblemen de oplossing voor iets anders. Dit betekent dat wat we als 'probleem' ervaren, vaak een symptoom is van een onderliggende behoefte of onbalans in het systeem.

Het mooie van systemisch werken is dat het ruimte maakt voor de wijsheid die al in het systeem aanwezig is. In plaats van oplossingen van buitenaf op te leggen, creëer je voorwaarden waarin het systeem zelf kan helen en nieuwe balans kan vinden.

Systeemanalyse: De diepte in duiken

Voordat je kunt interveniëren in een complex systeem, moet je het eerst begrijpen. Systeemanalyse is de kunst van het zichtbaar maken van onzichtbare patronen en dynamieken. Het Wicked World model introduceert vier essentiële eigenschappen die elk systeem kenmerkt: identiteit, sensitiviteit, responsiviteit en connectiviteit.

Identiteit gaat over de kern van het systeem: wie zijn we? Wat is onze geschiedenis? Welke waarden en overtuigingen sturen ons gedrag? Organisaties moeten zich bewust zijn van hun verleden, inclusief de oprichting, groei, uitdagingen en successen, en hoe deze het heden beïnvloeden. Dit omvat ook het erkennen van voormalige werknemers en hun bijdragen, evenals de ontwikkeling van de organisatiecultuur over tijd. Veel organisatieproblemen ontstaan doordat de identiteit onduidelijk is geworden of omdat er spanning bestaat tussen de formele en informele identiteit.

Sensitiviteit betreft het vermogen van het systeem om signalen waar te nemen. Complexe systemen zijn voortdurend in beweging, en kleine verstoringen kunnen grote gevolgen hebben. Een sensitief systeem heeft 'antennes' voor zwakke signalen - vroege waarschuwingen voor verandering of problemen. Organisaties die goed presteren, hebben vaak ontwikkelde mechanismen om veranderingen in hun omgeving op te pikken en daarop te anticiperen.

Responsiviteit gaat over het vermogen om passend te reageren op veranderingen. Dit vereist niet alleen flexibiliteit, maar ook wijsheid om te weten wanneer en hoe je moet ingrijpen. Met systemisch werk leer je door een nieuwe bril naar veranderingen, stagnatie en uitdagingen te kijken. Je ontwikkelt vaardigheden om onderliggende patronen in teams en organisaties te herkennen én belemmerende dynamieken te doorbreken.

Connectiviteit behelst de kwaliteit van verbindingen binnen het systeem en met de omgeving. Gezonde systemen kenmerken zich door rijke, diverse verbindingen die informatie, energie en middelen kunnen laten stromen waar ze nodig zijn.

Van analyse naar systeeminnovatie

Systeemanalyse is slechts het begin. Het echte werk begint bij systeeminnovatie - het proces waarbij je het systeem helpt om zichzelf te vernieuwen. Systemisch werk in organisaties vormt een krachtige tool voor change management. Zo kunnen opstellingen helpen bij het visualiseren van gewenste toekomstige scenario's, het identificeren van obstakels voor verandering. Dit proces vereist drie kerncomponenten: vertrouwen en transparantie, collectief bewustzijn, en slimme interventies.

Vertrouwen en transparantie vormen de basis voor elke systemische verandering. Mensen moeten zich veilig voelen om hun waarheid te spreken, hun zorgen te delen en kwetsbaar te zijn over wat niet goed gaat. Dit vraagt om leiderschap dat zelf transparant is en ruimte maakt voor verschillende perspectieven. Het vergroot je zelfbewustzijn, empathisch vermogen en het gevoel van collectieve verantwoordelijkheid. Je ontdekt hoe je organisaties weer in beweging brengt – in flow – met behulp van praktische tools én reflectie op je eigen rol binnen het systeem.

Collectief bewustzijn ontstaat wanneer mensen samen gaan begrijpen wat er werkelijk speelt. Dit is meer dan informatie delen - het gaat om gezamenlijke betekenisgeving. Wanneer een team of organisatie collectief begrijpt waarom bepaalde patronen ontstaan en hoe iedereen daaraan bijdraagt, ontstaat er ruimte voor nieuwe mogelijkheden.

Slimme interventies zijn kleine acties die grote veranderingen in gang kunnen zetten. In complexe systemen werken grote, geforceerde veranderingen vaak averechts. Effectiever zijn subtiele interventies die natuurlijke bewegingen in het systeem versterken. Dit kunnen nieuwe rituelen zijn, andere manier van vergaderen, het veranderen van fysieke ruimtes, of het introduceren van nieuwe verhalen en metaforen.

Systemisch leiderschap: Het hart van implementatie

Systemisch werken implementeren vraagt om een nieuw type leiderschap. Traditioneel leiderschap is vaak gericht op controle, voorspelbaarheid en het leveren van antwoorden. Systemisch leiderschap draait om het creëren van voorwaarden waarin het systeem zichzelf kan organiseren en ontwikkelen.

Een systemische leider fungeert meer als een 'systeemfluisteraar' dan als een traditionele manager. Na deze training heb je kennis van systemische principes, inzicht in patronen in jouw professionele leven, team of organisatie en weet je welke interventies werken. Je begrijpt niet alleen hoe jouw gedrag impact heeft op jouw rol, opdracht, team en organisatie, maar je hebt die ook letterlijk ervaren en gevoeld. Dit betekent dat je leert luisteren naar wat het systeem je vertelt, patronen herkent voordat ze problematisch worden, en ruimte maakt voor emergente oplossingen.

Systemische leiders hebben een aantal belangrijke capaciteiten ontwikkeld. Ze kunnen omgaan met ambiguïteit en onzekerheid zonder meteen naar oplossingen te grijpen. Ze stellen goede vragen in plaats van premature antwoorden te geven. Ze erkennen hun eigen rol in systemische patronen en zijn bereid om als eerste te veranderen. Most importantly: ze vertrouwen op de wijsheid van het collectief.

Praktische tools en methodieken

Systemisch werken is geen abstract concept - het komt tot leven in concrete tools en methodieken die je direct kunt inzetten. In deze workshop gaan we lekker praktisch aan de slag met waarnemen, kijken, luisteren, denken en handelen volgens systemische principes in organisaties. Uiteraard gaan we veel organisatieopstellingen en andere systemische oefeningen doen. De kracht zit in de combinatie van verschillende benaderingen, aangepast aan de specifieke context en uitdaging.

Organisatieopstellingen zijn misschien wel de bekendste systemische tool. Deze krachtige methode maakt gebruik van fysieke representaties om de relaties en dynamieken binnen een organisatie te visualiseren. Het kan onverwachte inzichten en oplossingen bieden voor complexe problemen. Door mensen posities in de ruimte te laten innemen die verschillende aspecten van het systeem representeren, worden onbewuste patronen zichtbaar en voelbaar.

Systemische vraagtechnieken helpen om patronen bloot te leggen zonder direct naar oplossingen te springen. Vragen zoals: 'Wat zou er gebeuren als dit probleem er niet meer was?' of 'Wie heeft er belang bij dat dit patroon blijft bestaan?' openen nieuwe perspectieven. Het gaat niet om het krijgen van 'juiste' antwoorden, maar om het uitbreiden van bewustzijn.

Stakeholderanalyse op systemisch niveau gaat verder dan het in kaart brengen van belanghebbenden. Het onderzoekt de kwaliteit van relaties, macht- en afhankelijkheidsverhoudingen, en verborgen allianties. Wie wordt uitgesloten? Welke stemmen worden niet gehoord? Welke systemische rollen spelen mensen onbewust?

Patroonherkenning en -onderbreking vormt de kern van systemisch interveniëren. De opleiding SBTO heeft me geleerd op een andere manier naar teams en organisaties te kijken. Een bijna onmisbare manier van je team beter voor de lens te krijgen Veel organisatieproblemen zijn terugkerende patronen die zich in verschillende vormen manifesteren. Door deze patronen te herkennen en bewust te onderbreken, creëer je ruimte voor nieuwe mogelijkheden.

De implementatiereis: Van bewustzijn naar meesterschap

Het implementeren van systemisch werken is zelf een systemisch proces - het vraagt om geduld, experimenteren en geleidelijke integratie. Het is verleidelijk om te denken dat je na één training of workshop systemisch kunt werken, maar echte competentie ontwikkelt zich in fasen.

Fase 1: Bewustwording
In deze fase ontwikkel je een systemische bril. Je begint patronen te herkennen die je eerder niet zag. Na het volgen van deze opleiding, kijk je met een systemische bril naar mensen, groepen en organisaties. Professioneel gezien ben je in staat om systemische interventies te doen bij individuele cliënten, cursisten en medewerkers Dit is vaak een moment van 'aha-erlebnissen' waarin veel dingen op hun plaats vallen. Tegelijkertijd kan het confronterend zijn om te beseffen hoe veel complexiteit je eerder over het hoofd zag.

Fase 2: Experimenteren
Je begint voorzichtig te experimenteren met systemische interventies. Je stelt andere vragen, creëert ruimte voor verschillende perspectieven, en let meer op de onderstroom van je organisatie. Sommige experimenten lukken, andere niet - beide zijn waardevol voor je leerproces.

Fase 3: Integreren
Systemisch werken wordt een natuurlijk onderdeel van hoe je opereert. Je hoeft er niet meer bewust over na te denken - het is verweven in je manier van kijken en handelen. Aan het eind van de opleiding kijk je met een ruime, systemische blik naar jezelf en de mensen om je heen en kun je werken met groei en ontwikkeling rondom diepgewortelde patronen.

Fase 4: Meesterschap
Je kunt systemisch werken niet alleen toepassen, maar ook overdragen aan anderen. Je helpt je organisatie om een systemische cultuur te ontwikkelen waarin deze manier van werken de norm wordt.

Veelvoorkomende valkuilen en hoe ze te vermijden

Bij het implementeren van systemisch werken stuiten organisaties vaak op voorspelbare uitdagingen. Het herkennen van deze valkuilen helpt je om ze te voorkomen of er constructief mee om te gaan.

De 'quick fix' valkuil
Systemisch werken wordt soms gezien als nog een tool in de gereedschapskist, een nieuwe methode om sneller resultaten te boeken. Tijdens de training Systemisch Werken voor rijksambtenaren laten we je ervaren wat zich afspeelt in de onderstroom en krijg je handelingsperspectieven aangereikt om patronen te doorbreken. Na deze training heb je kennis van systemische principes, inzicht in patronen in jouw professionele leven, team of organisatie en weet je welke interventies werken. Maar echte systemische verandering vraagt tijd en kan aanvankelijk zelfs vertragend werken omdat je dieper moet graven voordat je duurzame oplossingen vindt.

De 'expert' valkuil
Sommige leiders denken dat ze eerst volledig systemisch geschoold moeten zijn voordat ze kunnen beginnen. In werkelijkheid leer je systemisch werken door het te doen, door te experimenteren en van fouten te leren. Start klein en bouw geleidelijk competentie op.

De 'isolatie' valkuil
Systemisch werken als individuele competentie ontwikkelen zonder de organisatiecultuur mee te nemen, leidt tot frustratie. Het werkt het beste wanneer het onderdeel wordt van hoe de organisatie als geheel opereert.

De 'complexiteit' valkuil
Soms wordt systemisch werken zo abstract en complex gemaakt dat het voor praktische professionals onaantrekkelijk wordt. Bij ons leer je systemisch werk niet alleen via opstellingen, maar vooral door het combineren van praktijkervaring met heldere theoretische kaders. Geen vaagheid of abstractie, maar een professioneel ambacht dat je kunt leren én succesvol toepassen in organisaties.

De ROI van systemisch werken

Een logische vraag die vaak gesteld wordt: wat levert systemisch werken op? Het meten van de impact van systemisch werken is niet altijd eenvoudig omdat de effecten vaak qualitatief en langetermijn zijn. Maar organisaties die deze benadering omarmen, rapporteren consistent over bepaalde voordelen.

Verhoogde wendbaarheid
Organisaties die systemisch werken worden veerkrachtiger en kunnen beter omgaan met onverwachte veranderingen. Ze ontwikkelen het vermogen om zwakke signalen op te pikken en proactief te anticiperen in plaats van reactief te handelen.

Verbeterde samenwerking
Door inzicht te geven in hoe teamleden met elkaar interacteren en elkaar beïnvloeden, bevordert systemisch werk samenwerking en empathie binnen teams. Het aanpakken van systemische problemen kan leiden tot openere en effectievere communicatie, wat essentieel is voor het succes van elk team of organisatie.

Duurzame probleemoplossing
In plaats van symptomen te behandelen, richt systemisch werk zich op de wortels van problemen, wat leidt tot duurzamere oplossingen. Dit voorkomt het 'whac-a-mole' effect waarbij opgeloste problemen in andere vormen terugkeren.

Verhoogde betrokkenheid
Mensen voelen zich meer verbonden met hun werk en organisatie wanneer ze begrijpen hoe ze bijdragen aan het grotere geheel. Organisatieopstellingen dragen ook bij aan persoonlijke groei en ontwikkeling. Individuen kunnen hun eigen rol binnen organisaties beter begrijpen, hun persoonlijke blokkades identificeren en werken aan het verbeteren van hun professionele effectiviteit.

Conclusie: De tijd is rijp voor systemisch werken

We leven in een tijd waarin organisaties geconfronteerd worden met ongekende complexiteit. In een tijdperk waarin organisaties in Nederland steeds meer streven naar diepgang, verbinding en effectiviteit, is het begrip 'systemisch werk' steeds prominenter aanwezig. Afkomstig uit de familie- en systeemtherapie, biedt systemisch werk een fascinerende lens om naar organisatiestructuren en -dynamieken te kijken. Dit artikel verkent de essentie, principes en toepassingen van systemisch werk in organisaties, en hoe het bijdraagt aan gezondere, veerkrachtigere en meer verbonden werkplekken.

Systemisch werken is geen modetijd of quick fix - het is een fundamentele competentie die organisaties nodig hebben om te floreren in onze complexe wereld. Het vraagt om moed: de moed om dieper te kijken dan symptomen, om ongemakkelijke waarheid onder ogen te zien, en om te vertrouwen op de wijsheid van het collectief.

Jouw eerste stappen
Begin vandaag nog met het ontwikkelen van je systemische blik. Start met een eenvoudige vraag: 'Wat als dit probleem eigenlijk de oplossing is voor iets anders?' Observeer de patronen in je organisatie. Welke verhalen worden steeds herhaald? Welke conflicten keren terug in verschillende vormen? Door te verdiepen op de onbewuste dynamieken die er in een organisatie spelen, leer je te onderzoeken waar en waarom iets niet goed loopt. Door systemische oefeningen, tools en organisatieopstellingen, krijg je inzicht hoe je beweging in het patroon en het systeem kan creëren. Zodat het systeem weer gaat stromen waar het vast zat en er veel meer van het organisatiepotentieel aangeboord kan worden.

Investeer in je eigen ontwikkeling door trainingen te volgen, boeken te lezen, en vooral: door te experimenteren. Zoek anderen in je organisatie die geïnteresseerd zijn in systemisch werken en creëer een leergemeenschap. Door de onzichtbare draden die individuen en groepen binnen organisaties verbinden te ontrafelen, opent systemisch werk de deur naar meer harmonieuze, effectieve en veerkrachtige organisaties. Het is een benadering die niet alleen organisaties, maar ook de mensen die er werken, ten goede komt.

De complexe organisatieproblemen van vandaag vragen om systemische oplossingen. De vraag is niet of je systemisch gaat werken, maar wanneer je begint. Want in een wereld vol wicked problems is systemisch werken niet langer een luxe - het is een noodzaak.