Natuurlijk is er behoefte aan geschikte kanalen binnen organisaties om de stroom aan informatie en nieuws goed te laten landen bij de medewerkers. Maar weinigen zien interne communicatie als de strategische functie die ze kan zijn. En dat geldt ook voor communicatieprofessionals.
Leiders weten tegenwoordig wel degelijk wat het belang van goede interne communicatie is, zeker sinds de coronapandemie. Alleen hebben ze minder vertrouwen in de mensen die ze daarvoor in dienst hebben. Onbegrijpelijk is dat niet, want het vakgebied is voortgekomen uit de bedrijfsjournalistiek en een journalist is nog geen interne communicatiestrateeg. De ambachtelijke kant van het vak is belangrijk, maar het is nu de hoogste tijd om aandacht te schenken aan interne communicatie als strategisch organisatieproces.
Het begint met het zorgen voor een eenduidig beeld van interne communicatie binnen je organisatie. Daarna moet je volgens Field de chaos binnen je organisatie te kalmeren met behulp van interne communicatie. Managers horen echter niet graag dat er sprake is van chaos in hun organisatie. Dus is enige toelichting nodig. Chaos ziet men wel als een staat van verwarring zonder orde. Dat beeld is onjuist. Er zijn altijd onderliggende patronen in de vorm van repeterende verbindingen, patronen en lussen. Die patronen kun je onderzoeken en door ze bespreekbaar te maken, kun je ze kalmeren. Eenvoudiger gezegd, zonder adequate communicatie komt er niets van de grond, maar er ontstaat wel gedoe. Dat kun je alleen verminderen door goed met elkaar te gaan communiceren. De auteur brengt hier op een heel basaal niveau de complexiteitswetenschap samen met het communicatievak.
Strategisch adviseren over interne communicatie kan alleen met een beter begrip van leiderschap, het functioneren van organisaties en hoe mensen in elkaar zitten. Ontbreekt die verdieping, dan komen de professional en zijn vakgebied strategisch niet aan de bak. Field vat de belangrijkste inzichten op dit gebied samen in twee hoofdstukken.
Chaos en complexiteit zijn aan de orde van de dag. Deze concepten zijn niet eenvoudig te doorgronden. Leidinggevenden willen vooral praktisch advies dat liefst onmiddellijk toepasbaar is. Jenni Field heeft daarom een eigen model ontwikkeld om te diagnosticeren wat er aan de hand is, te adviseren hoe de problemen aan te pakken, en oplossingen aan te dragen in de vorm van luisteren, bespreken en door conflicten navigeren.
Het Field model bestaat uit drie delen: begrijpen, diagnosticeren en repareren. Organisaties springen vaak van ‘begrijpen' naar ‘repareren' zonder de onderliggende reden te achterhalen. Dit eindigt vaak in harder werken en moeilijke gesprekken, omdat er geen tijd is besteed aan het achterhalen van de oorzaak van de problemen. Deze aanpak betekent dat je alleen de symptomen behandelt, niet de achterliggende oorzaak. Dat werkt ogenschijnlijk voor de korte termijn, maar niet voor de lange. Het laatste hoofdstuk gaat over de toepassing van het model onder verschillende omstandigheden.
Influential Internal Communication biedt een goede handreiking voor communicatieadviseurs die hun organisatie ondersteunen bij veranderprocessen en het op strategisch niveau brengen van de interne communicatiefunctie. Het boek is in klare taal geschreven en overzichtelijk ingedeeld. Het is vooral bedoeld voor gedachtevorming bij de adviseur die wil begrijpen wat er in zijn organisatie gebeurt, hoe dat komt en hoe hij de rust met behulp van interne communicatie kan herstellen.
Over Nico Jong
Nico Jong is communicatieadviseur.
