Het projectprotocol – Projectmanagement voor de zorg van John van Rouwendaal vormt een uitgebreide en herschreven versie van Toonaangevend projectmanagement in de zorg – strategischer, eenvoudiger, behendiger van dezelfde auteur. Het boek volgt een algemene projectlevenscyclus met de fasen voorbereiding, initiatie, realisatie, borging en afsluiting.
Binnen deze fasen bespreekt de auteur verschillende instrumenten. De meeste instrumenten en templates komen ook terug in het eerdere boek, maar daar zijn ze geordend langs de lijnen strategischer, eenvoudiger en behendiger. In dit boek koppelt hij ze aan de projectfasering en voegt hij per instrument een voorbeeldcase en verdieping toe.
Voorbereidingsfase
In de voorbereidingsfase introduceert de auteur het zorgprojectcanvas met de onderdelen aanleiding, doelen, resultaten, team, betrokkenen, planning, investering en aandachtspunten. Hij positioneert dit canvas als de meest fundamentele techniek om projecten eenvoudiger en overzichtelijker te managen. Het canvas dwingt teams om vanaf de start scherp te formuleren waarom zij het project uitvoeren en wat het concreet moet opleveren. In plaats van het canvas kan ook een projectvoorstel worden gebruikt. In dit hoofdstuk besteedt de auteur specifiek aandacht aan besluitvorming bij de verschillende faseovergangen. In de verdieping staat ‘begin bij jezelf’ centraal.
Initiatiefase
In de initiatiefase behandelt de auteur verschillende technieken om het projectplan vorm te geven. Naast bekende technieken uit het oorspronkelijke boek, zoals de waardenwaaier, het projectresultatenoverzicht (product breakdown structure), de planning en de ABAR-lijsten (zie de recensie Toonaangevend projectmanagement in de zorg), bespreekt hij ook de aanleidingvragenlijst, de relatieradar, de teamorganisatie en het investeringsoverzicht.
De aanleidingvragenlijst helpt om de ‘waarom nu’-vraag te beantwoorden en kan ook dienen als prioriteringsmechanisme door vragen te wegen en op alle projecten toe te passen. Met de teamorganisatie beantwoordt hij de wie-vraag. De relatieradar (kernteam, betrekken, raadplegen, informeren) maakt inzichtelijk wie betrokken is en welke relaties in en rondom het project spelen. Hij gaat daarbij ook in op de communicatiematrix en verschillende soorten belangen en invloeden. Dit instrument vervangt de stakeholdermatrix en krachtenveldanalyse uit het oorspronkelijke boek. Het investeringsoverzicht geeft antwoord op de waarmee-vraag. In de verdieping komen de businesscase en het businessmodel aan bod.
Realisatiefase en Borgingsfase
In de realisatiefase voert het team de activiteiten uit die nodig zijn om de projectresultaten te realiseren. Het voortgangsrapport staat centraal en toont de behaalde en geplande resultaten, aandachtspunten en belangrijkste risico’s, wijzigingen, planning, bemensing, investering en verplichtingen, inclusief een status op tijd, geld en resultaat.
In de borgingsfase richt het team zich op het laten landen en verankeren van de projectresultaten in de permanente organisatie. Het borgingsrapport speelt hierbij een centrale rol. Dit rapport bevat onder andere de projectdoelstellingen en geeft per (deel)resultaat aan wie verantwoordelijk is en of tijd en budget beschikbaar zijn. In de verdieping gaat de auteur in op het omgaan met weerstand en bespreekt hij een interventiepallet.
Afsluitingsfase
In de afsluitingsfase sluit het team het project af, viert het de afronding en legt het de geleerde lessen vast. Het eindrapport toont welke doelstellingen en resultaten zijn bereikt, welke restpunten openstaan en bij wie deze zijn belegd, evenals de totale investering, bemensing, langetermijnverplichtingen en de geleerde lessen.
In de bijlagen staan onder andere afdrukken van templates waarmee een projectplan kan worden opgebouwd. Daarnaast bevat het boek een hoofdstuk over projectportfoliomanagement dat letterlijk is overgenomen uit Toonaangevend projectmanagement in de zorg.
Conclusie
Het projectprotocol van John van Rouwendaal biedt een gestructureerde en fasegerichte uitwerking van bekende instrumenten voor projectmanagement in de zorg. Door de koppeling aan de projectlevenscyclus en de toevoeging van voorbeeldcases en verdieping maakt de auteur de toepassing concreet en praktisch. Het boek sluit daarmee goed aan bij organisaties die behoefte hebben aan houvast en standaardisatie in hun manier van werken. Tegelijkertijd blijft de inhoud grotendeels gebaseerd op eerder gepresenteerde technieken in het boek Toonaangevend projectmanagement in de zorg. De meerwaarde zit vooral in de ordening, verdieping en completere uitwerking per fase.
Over Henny Portman
Henny Portman is eigenaar van Portman PM(O) Consultancy en biedt begeleiding bij het invoeren en verbeteren van project-, programma- en portfoliomanagement, inclusief het opzetten en verder ontwikkelen van PMO’s. Hij is auteur van een aantal managementboeken, waaronder 'Agile portfoliomanagement', 'Scaling agile in organisaties' en 'Agile with a smile'.