Praktijkboek Mindful Organiseren

Het Praktijkboek Mindful Organiseren is geschreven door Bert Slagmolen en Bert van Dalen. Samen met compagnon Robert Taen hebben deze organisatieadviseurs zo’n 10 jaar geleden het Amerikaanse concept van de High Reliability Organization (HRO) in Nederland geïntroduceerd. Een HRO is een organisatie die boven verwachting presteert op het gebied van bijvoorbeeld betrouwbaarheid. Dit ondanks alle onverwachte gebeurtenissen waar medewerkers en managers mee worden geconfronteerd. Je zou zeggen, kom maar op met dat concept, want wie heeft daar niet mee te maken?

Al in 2008 hebben genoemde adviseurs in eigen beheer het handzame Mindful Organiseren uitgebracht. Dit compacte boek staat vol met praktische antwoorden op één concrete vraag: hoe kan je onverwachte gebeurtenissen en ongewenste processen beter managen? Wat voegt hun veel omvangrijker Praktijkboek daar aan toe?

Het Praktijkboek biedt méér, en wel van alles. Naast managen van het onverwachte, de kern van het HRO concept, richt het zich ook op het managen van het ongewenste, het onzichtbare en zelfs op het managen van het onbekende. Dus eigenlijk op het managen van alles. Het onderscheid zit ’m in de triggers van trage of plotselinge gebeurtenissen, die je kunt zien of verborgen zijn. Ik vind dit knap ingewikkeld worden.

Willem Elschot schreef in 1911: ‘Tussen droom en daad staan wetten in de weg, en praktische bezwaren.’ Dit is na ruim een eeuw nog steeds actueel en inspireerde de HRO-experts. Alle methoden en oefeningen in het praktijkboek (zo’n 90) helpen namelijk om de droom van een individu om te zetten naar het handelen van het collectief. Deze instrumenten zijn door de auteurs zelf (door)ontwikkeld, of aan bestaande literatuur ontleend. Ze zijn samengebracht in groepen als 'Waar staat de organisatie', 'Interpersoonlijke vaardigheden' en 'Versterken Leiderschap'.

Je voelt het misschien aankomen. Hoewel ál die helder en met voorbeelden beschreven methoden en oefeningen bewezen nuttig zijn, het zijn er wel véél. Wat voegen ze wanneer toe in je eigen werksituatie? Hoe door de bomen het bos blijven zien? Mogelijk is dit een kwestie van een beetje geduld. Voor 2016 staat namelijk nog een boek gepland: Strategieboek Mindful Organiseren.

Niet dat de auteurs nu al geen assistentie geven. Hoofdstuk 6 bevat veelgestelde vragen met de bijbehorende antwoorden en laatste hoofdstuk bevat nuttige overzichten van alle methoden en oefeningen. ‘Gewoon beginnen’, stellen de organisatieadviseurs dan ook optimistisch. Bijvoorbeeld met een paar '5 minuten technieken' bij de koffieautomaat, of tijdens de wandeling naar de parkeerplaats. Voorbeelden van dergelijke technieken zijn de vier vragen van Churchill aan een collega stellen of simpel feedback geven. Dit kost niets en leidt op termijn tot gedrags- en daarmee cultuurverandering, zo is de gedachte. Dit spreekt me aan.

Wat me iets minder aanspreekt is de verbreding, en daarmee verwatering, van de High Reliability Organization (HRO). De fascinerende paradox die de Amerikaanse HRO founding fathers Weick en Sutcliffe in 'Management van het Onverwachte' beschreven is juist omgaan met wat je nog niet weet. Voorbeelden zijn moeilijk of helemaal niet te voorziene risico’s, die bij onaangekondigd optreden een danig effect op je organisatiedoelen hebben.

In het Praktijkboek wordt HRO concept met mindful organiseren als synoniem voor cultuurverandering beschouwd. Dit als tegenpool van het zogenoemde preventief organiseren, met nadruk op structuurveranderingen, regels en procedures. Punt is dat er over cultuurverandering al zoveel managementboeken zijn geschreven. De veralgemenisering van HRO tot een organisatietype met nadruk op cultuurverandering maakt het meteen een stuk minder onderscheidend. Mijn advies aan de adviseurs is dan ook: Keer terug naar de essentie van de HRO. Dat is effectief leren omgaan met het onverwachte, om zo een betrouwbare organisatie te worden of blijven. Daar ligt de Blauwe Oceaan in de zon te wachten.    

Nog iets anders moet me van het hart: 'mindful' staat prominent in de boektitel. Terwijl het hele boek, in het voorwoord, precies één zin aan dit begrip wijdt: ‘De termen mindfulness en mindful zullen we echter terughoudend gebruiken, omdat deze soms associaties oproepen die weinig met organiseren te maken hebben’. Waarom dan toch in de titel, als modewoord om hip te zijn?

De HRO pioniers Weick en Sutcliffe besteden er in hun boek een heel hoofdstuk aan. Daarbij gaat het om verwachtingen versus mindfulness. Vooringenomen verwachtingen en ingesleten gewoonten - mindlessness - veroorzaken binnen organisaties blinde vlekken. Hierdoor worden sluimerende problemen en risico’s niet tijdig opgemerkt. Via mindfulness, vaak omschreven als milde open aandacht in het hier en nu, kunnen dergelijke fenomenen wel tijdig worden opgemerkt, zodat er wat aan gedaan kan worden voordat ze escaleren.

Waarom ik dit zo’n essentieel punt vind? Omdat collectieve opmerkzaamheid in een organisatie bestaat bij de gratie van individuele opmerkzaamheid. Het ontwikkelen daarvan is dus een voorwaarde voor het ontwikkelen van collectieve mindfulness. Met die ‘associaties’ rondom mindfulness valt het tegenwoordig overigens reuze mee. Zo besteed Margriet Sitskoorn, hoogleraar klinisch neuropsychologie en weinig zweverig, er in 'IK2' een heel hoofdstuk aan. Ook de nummer 1 mental coach van Noorwegen, Erik Bertrand 'Genadeloos' Larsen, beveelt ademhalingstechnieken en mediatie aan in zijn boeken. Hij heeft jaren gediend bij de Noorse Special Forces, en is ook bepaald geen zweverig type. Conclusie, met mindfulness kan je best en zelfs beter uit de kast komen.

Genoeg kritische kanttekeningen, tijd voor milde open aandacht. De auteurs hebben met het 'Praktijkboek Mindful Organiseren' een enorme hoeveelheid werk verzet. Het samenbrengen en toegankelijk maken van zo’n 90 bewezen methoden en oefeningen, om gedrag en daarmee de organisatiecultuur te veranderen, is bepaald geen sinecure. Het mooie is dat de toepassing ervan geen ingewikkelde technologie of grote investeringen vereist. Je kunt er gewoon morgen mee beginnen. Gedrag en cultuur kunnen de komende jaren voor veel organisaties wel eens doorslaggevend blijken om succesvol te zijn, of om in elk geval als organisatie overeind te blijven. Hiermee is dit boek voor veel managers en professionals een waardevolle bron om flink uit te putten. En beide auteurs, zij hebben de kans om mindfulness in hun twee resterende boeken die aandacht te geven, die het als deel van de titel verdient.

Dr. ir. Martin van Staveren MBA is gepromoveerd op het implementeren van risicomanagement in organisaties. Vanuit zijn adviesbureau VSRM adviseert hij publieke, private en projectorganisaties over effectiever omgaan met onzekerheid. In 2015 verscheen Van Staverens eerste managementboek over de omgang met risico's: Risicogestuurd werken in de praktijk.